Узнайте, как на листах Excel быстро изменять цвет целой строки в зависимости от значения одной ячейки. Посмотрите приёмы и примеры формул для числовых и текстовых значений.
В одной из предыдущих статей мы обсуждали, как изменять цвет ячейки в зависимости от её значения . На этот раз мы расскажем о том, как в Excel 2010 и 2013 выделять цветом строку целиком в зависимости от значения одной ячейки, а также раскроем несколько хитростей и покажем примеры формул для работы с числовыми и текстовыми значениями.
Как изменить цвет строки на основании числового значения одной из ячеек
Предположим, у нас есть вот такая таблица заказов компании:
Мы хотим раскрасить различными цветами строки в зависимости от заказанного количества товара (значение в столбце Qty. ), чтобы выделить самые важные заказы. Справиться с этой задачей нам поможет инструмент Excel – «Условное форматирование ».
Как видите, изменять в Excel цвет целой строки на основании числового значения одной из ячеек – это совсем не сложно. Далее мы рассмотрим ещё несколько примеров формул и парочку хитростей для решения более сложных задач.
Как создать несколько правил условного форматирования с заданным приоритетом
В таблице из предыдущего примера, вероятно, было бы удобнее использовать разные цвета заливки, чтобы выделить строки, содержащие в столбце Qty. различные значения. К примеру, создать ещё одно правило условного форматирования для строк, содержащих значение 10 или больше, и выделить их розовым цветом. Для этого нам понадобится формула:
Для того, чтобы оба созданных нами правила работали одновременно, нужно расставить их в нужном приоритете.
Как изменить цвет строки на основании текстового значения одной из ячеек
Чтобы упростить контроль выполнения заказа, мы можем выделить в нашей таблице различными цветами строки заказов с разным статусом доставки, информация о котором содержится в столбце Delivery :
- Если срок доставки заказа находится в будущем (значение Due in X Days ), то заливка таких ячеек должна быть оранжевой;
- Если заказ доставлен (значение Delivered ), то заливка таких ячеек должна быть зелёной;
- Если срок доставки заказа находится в прошлом (значение Past Due ), то заливка таких ячеек должна быть красной.
И, конечно же, цвет заливки ячеек должен изменяться, если изменяется статус заказа.
С формулой для значений Delivered и Past Due всё понятно, она будет аналогичной формуле из нашего первого примера:
=$E2="Delivered"
=$E2="Past Due"
Сложнее звучит задача для заказов, которые должны быть доставлены через Х дней (значение Due in X Days ). Мы видим, что срок доставки для различных заказов составляет 1, 3, 5 или более дней, а это значит, что приведённая выше формула здесь не применима, так как она нацелена на точное значение.
В данном случае удобно использовать функцию ПОИСК (SEARCH) и для нахождения частичного совпадения записать вот такую формулу:
ПОИСК("Due in";$E2)>0
=SEARCH("Due in",$E2)>0
В данной формуле E2 – это адрес ячейки, на основании значения которой мы применим правило условного форматирования; знак доллара $ нужен для того, чтобы применить формулу к целой строке; условие “>0 ” означает, что правило форматирования будет применено, если заданный текст (в нашем случае это “Due in”) будет найден.
Подсказка: Если в формуле используется условие “>0 “, то строка будет выделена цветом в каждом случае, когда в ключевой ячейке будет найден заданный текст, вне зависимости от того, где именно в ячейке он находится. В примере таблицы на рисунке ниже столбец Delivery (столбец F) может содержать текст “Urgent, Due in 6 Hours” (что в переводе означает – Срочно, доставить в течение 6 часов), и эта строка также будет окрашена.
Для того, чтобы выделить цветом те строки, в которых содержимое ключевой ячейки начинается с заданного текста или символов, формулу нужно записать в таком виде:
ПОИСК("Due in";$E2)=1
=SEARCH("Due in",$E2)=1
Нужно быть очень внимательным при использовании такой формулы и проверить, нет ли в ячейках ключевого столбца данных, начинающихся с пробела. Иначе можно долго ломать голову, пытаясь понять, почему же формула не работает.
Итак, выполнив те же шаги, что и в , мы создали три правила форматирования, и наша таблица стала выглядеть вот так:
Как изменить цвет ячейки на основании значения другой ячейки
На самом деле, это частный случай . Вместо целой таблицы выделяем столбец или диапазон, в котором нужно изменить цвет ячеек, и используем формулы, описанные выше.
Например, мы можем настроить три наших правила таким образом, чтобы выделять цветом только ячейки, содержащие номер заказа (столбец Order number ) на основании значения другой ячейки этой строки (используем значения из столбца Delivery ).
Как задать несколько условий для изменения цвета строки
Если нужно выделить строки одним и тем же цветом при появлении одного из нескольких различных значений, то вместо создания нескольких правил форматирования можно использовать функции И (AND), ИЛИ (OR) и объединить таким образом нескольких условий в одном правиле.
Например, мы можем отметить заказы, ожидаемые в течение 1 и 3 дней, розовым цветом, а те, которые будут выполнены в течение 5 и 7 дней, жёлтым цветом. Формулы будут выглядеть так:
ИЛИ($F2="Due in 1 Days";$F2="Due in 3 Days")
=OR($F2="Due in 1 Days",$F2="Due in 3 Days")
ИЛИ($F2="Due in 5 Days";$F2="Due in 7 Days")
=OR($F2="Due in 5 Days",$F2="Due in 7 Days")
Для того, чтобы выделить заказы с количеством товара не менее 5, но не более 10 (значение в столбце Qty. ), запишем формулу с функцией И (AND):
И($D2>=5;$D2<=10)
=AND($D2>=5,$D2<=10)
Конечно же, в своих формулах Вы можете использовать не обязательно два, а столько условий, сколько требуется. Например:
ИЛИ($F2="Due in 1 Days";$F2="Due in 3 Days";$F2="Due in 5 Days")
=OR($F2="Due in 1 Days",$F2="Due in 3 Days",$F2="Due in 5 Days")
Подсказка: Теперь, когда Вы научились раскрашивать ячейки в разные цвета, в зависимости от содержащихся в них значений, возможно, Вы захотите узнать, сколько ячеек выделено определённым цветом, и посчитать сумму значений в этих ячейках. Хочу порадовать Вас, это действие тоже можно сделать автоматически, и решение этой задачи мы покажем в статье, посвящённой вопросу Как в Excel посчитать количество, сумму и настроить фильтр для ячеек определённого цвета .
Мы показали лишь несколько из возможных способов сделать таблицу похожей на полосатую зебру, окраска которой зависит от значений в ячейках и умеет меняться вместе с изменением этих значений. Если Вы ищите для своих данных что-то другое, дайте нам знать, и вместе мы обязательно что-нибудь придумаем.
Excel это не только сильный инструмент для проведения расчетов, а и инструмент с помощью которого можно привлекательно представить результаты расчетов. Именно поэтому в этой статье я хочу рассказать о способах придания цвета ячейкам. Цвет ячейки в Excel можно задать несколькими способами. Нельзя сказать какой из способов является наилучшим, ведь каждый является уникальным по-своему и предназначен для использования при определенных условиях и обстоятельствах.
Ручная установка цвета ячейки
Наиболее простым способом установки цвета ячейки в excel является инструмент «Цвет заливки» находящийся на главной панели инструментов.
Выделив определенный диапазон ячеек нужно нажать на инструмент «Цвет заливки» либо стрелочку рядом. Если нажать стрелочку рядом, то откроются цвета темы. Из предложенных цветов можно выбрать нужный цвет или нажать кнопку «Другие цвета». В этом случае откроется еще одно окно с возможностью выбора цвета.
Кроме описанного способа есть второй ручной способ. Нужно сначала выделить диапазон ячеек, а потом вызвать контекстное меню и нажать пункт меню «Формат ячеек».
Откроется диалоговое окно формата ячейки. После этого нужно будет нажать закладку «Заливка».
В данном диалоговом окне нужно выбрать цвет и все.
Следует отметить, что все ручные способы используются только для придания таблицам более читабельного вида. Этими способами можно разукрашивать шапки таблиц и выделять строки таблицы. Но ручные способы не годятся для придания цвета ячейкам в зависимости от записанного значения.
Установка цвета фона ячейки в зависимости от значения
Иногда случается так, что в зависимости от того какое значение записано в ячейке нужно установить цвет определенного фона. Рассмотрим как это сделать на примере. У нас есть торговые агенты, которым поставлена норма плана по определенным группам продуктов. Если норма не выполнена, то ячейка с продажами должна «загореться» красным. В качестве первичного условия скажем что продажи по недельно не должны быть ниже 185 тысяч рублей.
Для выполнения поставленной задачи нужно выделить диапазон ячеек и нажать на панели инструментов «Условное форматирование»
В открывшемся меню нас интересует пункт «Правила выделения ячеек». Если нажать на указанный пункт, то можно увидеть, что разработчики excel реализовали множество возможностей выделения ячеек. Выделить фон можно по следующим критериям: больше, меньше, между, равно, текст содержит, дата, повторяющиеся значения. Для решения нашей задачи нам нужно использовать «Меньше».
После того, как мы указали критерий 185 тысяч, в таблице появятся выделения ячеек.
Предложенный способ широко используется при экономическом анализе различных данных. Является простым и доступным. Позволяет заложить определенные условия выделения еще до явного определения данных.
Установка цвета ячейки при помощи VBA
Способ выделения ячеек в excel о котором пойдет речь далее является самым универсальным. Так как с его помощью можно построить самые сложные правила для выделения ячеек. Но к сожалению его могут использовать только продвинутые пользователи. Причина проста – нужно программировать, а значит обладать более сложными навыками.
Установить цвет ячейки при помощи VBA достаточно просто, программный код выделения будет выглядеть так:
Range("O6").Select
Selection.Interior.Color = QBColor(10)
После выполнения данного кода ячейка О6 станет салатовой.
Использование VBA для выделения цвета ячейки позволяет решать широкий круг задач, например выделять ячейки определенным цветом:
- в зависимости от типа введенного значения;
- в зависимости от времени редактирования документа;
- в зависимости от пользователя компьютера, на котором редактируется документ и т.д.
Для выполнения этой задачи будем использовать возможности условного форматирования.
Возьмем таблицу, содержащую список заказов, сроки их исполнения, текущий статус и стоимость. Попробуем сделать так, чтобы ее ячейки раскрашивались сами, в зависимости от их содержимого.
Инструкция для Excel 2010
ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
Как это сделать в Excel 2007
ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
Выделим ячейки с ценами заказов и, нажав на стрелочку рядом с кнопкой «Условное форматирование», выберем «Создать правило».
Выберем четвертый пункт, позволяющий сравнивать текущие значения со средним. Нас интересуют значения выше среднего. Нажав кнопку «Формат», зададим цвет ячеек.
Подтверждаем наш выбор, и ячейки с ценой выше средней окрасились в голубой цвет, привлекая наше внимание к дорогим заказам.
Выделим ячейки со статусами заказов и создадим новое правило. На этот раз используем второй вариант, позволяющий проверять содержимое ячейки. Выберем «Текст», «содержит» и введем слово «Выполнен». Зададим зеленый цвет, подтверждаем, и выполненные работы у нас позеленели.
Ну и сделаем еще одно правило, окрашивающее просроченные заказы в красный цвет. Выделяем даты выполнения заказов. При создании правила снова выбираем второй пункт, но на этот раз задаем «Значение ячейки», «меньше», а в следующем поле вводим функцию, возвращающую сегодняшнюю дату.
«ОК», и мы получили весело разукрашенную таблицу, позволяющую наглядно отслеживать ход выполнения заказов.
Обратили внимание, что статусы задаются выбором из выпадающего списка значений? Как делать такие списки, мы рассказывали в инструкции .
Как это сделать в Excel 2003
ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
«Условное форматирование» в меню «Формат». Тут понадобится немного больше ручной работы. Вот так будут выглядеть настройки для нашей первой задачи – закрасить ячейки со значениями больше средних.
Придется вручную ввести функцию «=СРЗНАЧ()», поставить курсор между скобками, нажать на кнопочку рядом и мышкой указать нужный диапазон.
Но принцип действий тот же самый.
Покоряйте Excel и до новых встреч!
Если значение в ячейке удовлетворяет определенному пользователем условию, то с помощью можно выделить эту ячейку (например, изменить ее фон). В этой статье пойдем дальше - будем выделять всю строку таблицы, содержащую эту ячейку.
Пусть в диапазоне А6:С16 имеется таблица с перечнем работ, сроками выполнения и статусом их завершения (см. файл примера ).
Задача1 - текстовые значения
Необходимо выделить цветом строку, содержащую работу определенного статуса. Например, если работа не начата, то строку будем выделять красным, если работа еще не завершена, то серым, а если завершена, то зеленым. Выделять строки будем с помощью правил .
Решение1
Создадим небольшую табличку со статусами работ в диапазоне Е6:Е9 .
Выделим диапазон ячеек А7:С17 , содержащий перечень работ, и установим через меню Главная/ Цвет заливки фон заливки красный (предполагаем, что все работы изначально находятся в статусе Не начата ).
Убедимся, что выделен диапазон ячеек А7:С17 (А7 должна быть ). Вызовем команду меню Условное форматирование/ Создать правило / Использовать формулу для определения форматируемых ячеек .
- в поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной » нужно ввести =$C7=$E$8 (в ячейке Е8 находится значение В работе ). Обратите внимание на использоване ;
- нажать кнопку Формат ;
- выбрать вкладку Заливка ;
- выбрать серый цвет;
- Нажать ОК.
ВНИМАНИЕ : Еще раз обращаю внимание на формулу =$C7=$E$8 . Обычно пользователи вводят =$C$7=$E$8 , т.е. вводят лишний символ доллара.
Нужно проделать аналогичные действия для выделения работ в статусе Завершена . Формула в этом случае будет выглядеть как =$C7=$E$9 , а цвет заливки установите зеленый.
В итоге наша таблица примет следующий вид.
Чтобы быстро расширить правила Условного форматирования на новую строку в таблице, выделите ячейки новой строки (А17:С17 ) и нажмите . Правила будут скопированы в строку 17 таблицы.
Задача2 - Даты
Предположим, что ведется журнал посещения сотрудниками научных конференций (см. файл примера лист Даты ).
К сожалению, столбец Дата посещения не отсортирован и необходимо выделить дату первого и последнего посещения каждого сотрудника. Например, сотрудник Козлов первый раз поехал на конференцию 24.07.2009, а последний раз - 18.07.2015.
Сначала создадим формулу для условного форматирования в столбцах В и E. Если формула вернет значение ИСТИНА, то соответствующая строка будет выделена, если ЛОЖЬ, то нет.
В столбце D создана =МАКС(($A7=$A$7:$A$16)*$B$7:$B$16)=$B7 , которая определяет максимальную дату для определенного сотрудника.
Примечание: Если нужно определить максимальную дату вне зависимости от сотрудника, то формула значительно упростится =$B7=МАКС($B$7:$B$16) и формула массива не понадобится.
Теперь выделим все ячейки таблицы без заголовка и создадим правило . Скопируем формулу в правило (ее не нужно вводить как формулу массива!).
Теперь предположим, что столбец с датами отсортировали и требуется выделить строки у которых даты посещения попадают в определенный диапазон.
Для этого используйте формулу =И($B23>$E$22;$B23<$E$23)
Для ячеек Е22 и Е23 с граничными датами (выделены желтым) использована $E$22 и $E$23. Т.к. ссылка на них не должна меняться в правилах УФ для всех ячеек таблицы.
Для ячейки В22 использована смешанная адресация $B23, т.е. ссылка на столбец В не должна меняться (для этого стоит перед В знак $), а вот ссылка на строку должна меняться в зависимости от строки таблицы (иначе все значения дат будут сравниваться с датой из В23 ).
Таким образом, правило УФ например для ячейки А27 будет выглядеть =И($B27>$E$22;$B27<$E$23) , т.е. А27 будет выделена, т.к. в этой строке дата из В27 попадает в указанный диапазон (для ячеек из столбца А выделение все равно будет производиться в зависимости от содержимого столбца В из той же строки - в этом и состоит "магия" смешанной адресации $B23).
А для ячейки В31 правило УФ будет выглядеть =И($B31>$E$22;$B31<$E$23) , т.е. В31 не будет выделена, т.к. в этой строке дата из В31 не попадает в указанный диапазон.
Чтобы быстро найти и выделить все ячейки, содержащие определенных типов данных, таких как формулы с помощью команды Перейти . Кроме того, с помощью Перейти к найти только ячейки, которые соответствуют определенным критериям, - например последнюю ячейку на лист, содержащую данные или форматирование.
Сделайте следующее:
|
Щелкните |
Чтобы выделить |
|---|---|
|
Примечания |
Ячейки с примечаниями. |
|
Константы |
|
|
формулы |
Примечание: Флажки под параметром формулы определяют тип формул. |
|
Пустые |
Пустые ячейки. |
|
Текущую область |
текущая область, например весь список. |
|
Текущий массив |
Весь массив, если активная ячейка содержится в массиве. |
|
Объекты |
Графические объекты (в том числе диаграммы и кнопки) на листе и в текстовых полях. |
|
Отличия по строкам |
Все ячейки, которые отличаются от активной ячейки в выбранной строке. В режиме выбора всегда найдется одной активной ячейки, является ли диапазон, строки или столбца. С помощью клавиши ВВОД или Tab, вы можете изменить расположение активной ячейки, которые по умолчанию - первую ячейку в строке. Если выбран более одной строки, сравнение выполняется для каждого отдельного ряда выделенного фрагмента и ячейку, которая используется для сравнения для каждой дополнительной строки находится в том же столбце как активную ячейку. |
|
Отличия по столбцам |
Все ячейки, которые отличаются от активной ячейки в выделенном столбце. Всегда найдется одной активной ячейки в выделенном фрагменте, будет ли это диапазон, строки или столбца. С помощью клавиши ВВОД или Tab, можно изменить расположение на активную ячейку - по умолчанию - первую ячейку в столбце. Если выбрать более одного столбца, сравнение выполняется для каждого отдельного столбца выделенного фрагмента. Ячейки, которая используется для сравнения для каждого дополнительного столбца находится в той же строке в активной ячейке. |
|
Влияющие ячейки |
Ячейки, на которые ссылается формула в активной ячейке. В разделе зависимые ячейки только непосредственно , чтобы найти только те ячейки, на которые формулы ссылаются непосредственно; на всех уровнях , чтобы найти все ячейки, на которые ячейки в выделенном диапазоне ссылаются непосредственно или косвенно. |
|
Зависимые ячейки |
Ячейки с формулами, которые ссылаются на активную ячейку. Выполните одно из указанных ниже действий. Выберите вариант только непосредственно , чтобы найти только ячейки с формулами, ссылающимися непосредственно на активную ячейку. Выберите вариант на всех уровнях , чтобы найти все ячейки, ссылающиеся на активную ячейку непосредственно или косвенно. |
|
Последнюю ячейку |
Последнюю ячейку на листе, содержащую данные или форматирование. |
|
Только видимые ячейки |
Только ячейки, видимые в диапазоне, который пересекается со скрытыми строками и столбцами. |
|
Условные форматы |
Только ячейки, которые применено условное форматирование. В разделе "Проверка данных" выполните одно из указанных ниже действий. все , чтобы найти все ячейки, к которым применено условное форматирование; этих же , чтобы найти ячейки с тем же условным форматированием, что и в выделенной ячейке. |
|
Проверка данных |
Только ячейки, которые применены правила проверки данных. Выполните одно из указанных ниже действий. Выберите вариант все , чтобы найти все ячейки, для которых включена проверка данных. Выберите вариант этих же , чтобы найти ячейки, к которым применены те же правила проверки данных, что и к выделенной ячейке. |
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте