Что, в конечном итоге, вы хотите получить? Конференция может быть направлена на обеспечение компании надежными бизнес-контактами, на улучшение имиджа, на поиск инвесторов и т.д. В зависимости от этого выбирается определенное направление, которого следует придерживаться на протяжении процесса подготовки и проведения мероприятия. Помните, что цель должна быть досягаема, измерима и иметь реальные временны́е характеристики.

Дайте название мероприятию. Если оно проводится не в первый раз, то не забудьте указать нумерацию. Название должно быть ярким, броским, интригующим. Ваша целевая аудитория должна заинтересоваться конференцией.

Определите четкую целевую аудиторию. Даже идеально подготовленная и организованная конференция может не принести никакого эффекта, если вы пригласите на нее не «тех» людей. Задайте себе вопрос, кто должен выступать, чье мнение должно быть услышано, чем это мероприятие может быть интересно гостям. Попробуйте определить, где и как лучше общаться с потенциальной целевой аудиторией, что влияет на принятие нужных людей решения об участии в организуемом вами мероприятии.

Определитесь со временем и местом проведения . Большинство проводится в будни (кроме пятницы), если не предполагается длительное мероприятие. От места во многом зависит все мнение о событии в целом. У отношение к конференции формируется еще тогда, когда они только ищут конференц-зал или . Поэтому как можно более подробно опишите маршрут, по возможности разместите указатели.

Соберите комитет, который рассмотрит все отклики на ваше предложение и отберет наиболее интересные и соответствующие теме . После этого можно будет приступить к формированию программы мероприятия.

Распределите обязанности внутри . Кто-то отвечает за общение с гостями, кто-то решает все вопросы со СМИ, кто-то ведет мероприятие и т.д. Предоставьте всем участникам конференции дополнительные материалы о выступающих. Перед мероприятием обязательно проверьте всю технику.

Если вы понимаете, что не укладываетесь во временны́е сроки, установите лимит времени на каждое и на количество вопросов. Обратитесь к аудитории с предложением задать выступающим все дополнительные вопросы уже после окончания мероприятия.

Видео по теме

Обратите внимание

Где провести конференцию или презентацию? Сегодня маркетинг развивается в сторону прямого контакта с потенциальными покупателям и заказчиками. Многие крупные компании устраивают различные презентации и конференции, где представляют свои продукты и рассказывают о преимуществах.

Полезный совет

Здесь каждый гость почувствует себя свободно и непринужденно, а панорамные окна и вид на Кремль обеспечат превосходное настроение в течение всего мероприятия. Если вы решаете, где провести конференцию для бизнес-партеров, коктейль-party или банкет, ответ очевиден! В нашем новом зале «Ярославль» мы организуем для вас незабываемое деловое или развлекательное событие.

Источники:

• Пасмуров А.Я. Как эффективно провести конференцию, семинар, выставку

Научные различаются по своим направленностям и масштабом проведения. Если взять любой институт, то такие мероприятия можно проводить хоть каждую неделю, но только в рамках этой организации. Но для более значимых событий есть свой пошаговый алгоритм, в котором нужно учесть много деталей.

Вам понадобится

• - план;
• - помещение;
• - писчие материалы;
• - плакаты;
• - мультимедийное оборудование;
• - микрофоны;
• - раздаточные материалы;
• - столы и стулья;
• - скатерти;
• - папки с документами;
• - питьевая вода и стаканчики.

Инструкция

Определитесь с темой конференции. Вообще, чтобы ваше научное собрание имело успех, нужно хорошо продумать основную идею конференции. Тема должна быть актуальной, лаконичной и представлять интерес не только для выступающих, но и для зрителей. Ведь самое главное в подобных – заинтересованность обеих сторон. Поэтому соберите единомышленников, чтобы составить краткую полезную тему.

Оповестите заранее всех участников. Также успех конференций подобного типа определяется наличием высокопоставленных в научном мире. Конечно, все зависит от размаха вашей конференции. В любом случае, чем более именитые гости вас посетят, тем будет интересней проводить данное собрание. Позаботьтесь об этом за несколько месяцев, а то и за год да открытия заседания! Разошлите всем гостям письменные приглашения.

Форумы, симпозиумы, круглые столы, конференции - все это формы поддержания диалога в деловом мире. Возможно, поэтому актуальность бизнес-конференций с каждым годом только растет. Компании при этом могут преследовать разные цели: для кого-то это способ продемонстрировать свой статус, кто-то отдает дань традициям. Есть и те, для кого организация профильных конференций - просто работа. В любом случае, лица, ответственные за проведение бизнес-мероприятия, стремятся сделать его максимально успешным, таким, которое впоследствии приведет к увеличению числа клиентов, будет формировать положительную репутацию компании и, в конечном счете, - способствовать приросту прибыли. Однако, в чем секрет успеха?

Разработка программы

Первый этап подготовки - это разработка программы. Но еще до него нужно определить тему конференции, цель ее проведения и ожидаемый результат. На этапе разработки очень важно учесть специфику аудитории. Например, если конференция проводится для руководителей разных предприятий, то ее формат должен иметь четкий регламент, поскольку обычно у таких людей все расписано по минутам, и сбои в программе просто недопустимы. А вот если конференция запланирована только в рамках одной компании, то можно увеличить перерывы между выступлениями и дать людям возможность пообщаться между собой, обсудить доклады.

Грамотную программу бизнес-конференции желательно строить по нескольким базовым принципам:

• четкое планирование;
• от теории и общих вопросов - к кейсам;
• от проблем отрасли - к проблемам ее участников;
• от жесткого сценария - к обсуждениям.

При составлении программы нужно учитывать особенности человеческого восприятия. Оптимально, если на выступления спикеров будет отводиться в среднем по 30 минут. В противном случае, как показывает практика, аудитория теряет интерес к сообщению, каким бы важным оно ни было. Продолжительность рабочих сессий между перерывами не должна превышать полутора часов, если же это время превышено, то люди устают, а их внимание рассеивается.

На этом же этапе необходимо определить состав самих спикеров, темы и форму их выступлений.

Привлечение спикеров и участников

Успех бизнес-конференции определяется, по большей части, именно составом спикеров. Кстати, многие организаторы грешат тем, что приглашают выступать «звезд», лекции которых иногда не совсем подходят к общей теме мероприятия. Но любое выступление на конференции должно быть частью общей концепции, а не отвлеченными рассуждениями на отвлеченную же тему.

А вот как привлечь таких спикеров? Пожалуй, 50% успеха конференции приходится на правильный лендинг . Загадочный англицизм Landing page («лендинг пейдж») обозначает «посадочную страницу» или «страницу захвата лидов», что ненамного понятнее. Говоря проще, речь идет о сайте, содержащем одну страницу, на которую попадает человек, кликнув по ссылке, выданной поисковиком. Главная задача такого сайта - превратить посетителя в потенциального клиента. Чтобы это стало возможным, лендинг удерживает внимание посетителей только на одном сообщении и стимулирует желание выполнить определенное целевое действие, например, заполнить заявку на участие в конференции. Прекрасным примером удачного лендинга можно считать сайт проходящего ежегодно международного экономического форума в Санкт-Петербурге - ПМЭФ-2017.

По сути, первое, что видит потенциальный участник конференции - это лендинг, так что с ним стоит тщательно поработать.

Еще один оригинальный метод привлечения спикеров - создание роликов , в которых рассказывается о конференции, а также о том, почему организаторы хотят пригласить именно этого спикера. Как показывает практика, это срабатывает лучше, чем обычный пресс-релиз или формальное безликое приглашение.

Выбор и подготовка площадки

На этом этапе выбирается место проведения и проводится его подготовка к конференции. Выбор площадки зависит от количества участников. Чаще всего бизнес-конференция - это достаточно масштабное мероприятие, так что зал должен быть вместительным. Кроме того, необходимо продумать места для проведения круглых столов, чилаута и кофе-брейков. Если конференция длится больше одного дня, необходимо позаботиться о гостинице для размещения участников.

Очень важно, чтобы помещение, в котором проводится конференция было соответствующим образом оформлено - просто снять зал недостаточно. Каждое мероприятие, прямо и косвенно, направлено на усиление лояльности к компании и улучшение ее имиджа. Поэтому имеет смысл использовать все возможности продвижения бренда и укрепления положительных ассоциаций, с ним связанных. А чтобы подчеркнуть значимость и особенность самой конференции, желательно провести и ее собственное брендирование: разработать логотип, оформить площадки проведения, подготовить информационные стойки, выставочные стенды, баннеры с символикой.

Для успешной организации конференции желательно сочетать сразу два вида брендирования: один использовать на этапе лендинга, второй - в рамках дизайна полиграфической продукции. Тогда вероятность получить быструю отдачу от мероприятия в плане роста продаж и получения прибыли максимально велика, поскольку целый ряд факторов сработает на захват лидов, узнаваемость бренда, улучшение репутации компании и формирование положительного имиджа.

Кроме того, помещение, в котором проводится конференция, должно быть полностью оснащенным технически: микрофоны, проекторы, компьютеры, ноутбуки - все в исправном состоянии и все находится под рукой.

Формирование раздаточного материала

Участники бизнес-конференции в ходе мероприятия получают большой объем важной для них информации, из которой записать или запомнить они смогут только небольшую часть. Чтобы повысить эффективность конференции, рекомендуется сформировать раздаточные материалы. Это могут быть краткие или расширенные тезисы выступления спикеров, пресс-релизы, факт-листы, справки, кейсы, рекламные материалы, блокноты, буклеты, бейджи, визитки основных компаний-участников.

Можно сформировать специальные инфо-пакеты для каждого участника конференции. Желательно, чтобы все раздаточные материалы был оформлены в едином фирменном стиле компании, разработанном с учетом специфики мероприятия.

Для повышения эффективности раздаточных материалов можно применить несколько особых приемов. Прежде всего, они должны идентифицироваться с мероприятием, на котором они были получены. Например, желательно разместить на них логотип конференции или выполнить их в той цветовой гамме, которая были использована для ее оформления. Еще один психологический прием, повышающий ценность материалов в глазах участников, - наличие свободного поля для их собственных пометок и записей. По утверждениям психологов, люди трепетно относятся к тому, что они записали собственноручно, и придают такой информации большое значение. А значит, и тот предмет - буклет или визитка - на котором эти записи были сделаны, будет бережно сохранен. Правильная полиграфия в сочетании с продающим дизайном - один из факторов успеха конференции.

Регистрация участников на самом мероприятии

Предварительная регистрация участников обычно проходит онлайн в течение нескольких месяцев со дня объявления даты проведения. Желательно держать процесс регистрации под постоянным контролем, чтобы знать итоговое количество участников, их квалификацию и другие важные аспекты.

В день открытия конференции участники обязательно должны пройти процедуру регистрации уже по прибытии на место. Очень важно, чтобы она проходила быстро, без задержек. Например, если каждый участник в ходе регистрации получает определенное место, то необходимо четко и сразу информировать его об этом. Недопустимо, чтобы гости стояли в очереди к регистрационному столу - это испортит впечатление от мероприятия еще до его начала. Чтобы этого не произошло, желательно сформировать команду, которая будет заниматься именно этими вопросами. Обычно место регистрации - это просторный зал, фойе или холл, тематический оформленный, в котором представлена вся необходимая информация по конференции.

При соблюдении этих несложных правил, успех бизнес-конференции не заставит себя ждать. Однако есть еще одно, последнее, но не менее важное правило. По окончании мероприятия не забудьте поблагодарить всех тех, кто принял в нем участие, и тех, кто помогал в его подготовке.

Конференция (от латинского «confero» - собирать в одно место) - собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп, а также отдельных лиц для обсуждения определённых вопросов.

Конференция может стать отличной возможностью донести до целевой аудитории важные сведения, проанализировать выбранную тему со всех аспектов и мотивировать слушателей на какие-либо действия. При проведении подобного мероприятия нужно учитывать все нюансы (подготовленность участников, способы представления информации, организационные и подготовительные меры).

По объему информации и общей длительности мероприятия их можно разделить на две основные категории: большие (конгрессы и заседания, состоящие из нескольких секций) и маленькие (лаконичное изложение сути рассматриваемой темы).

По составу участников и методу проведения конференции бывают: открытые (без ограничений, с участием всех присутствующих) и закрытые (избранный состав, тему раскрывают только докладчики).

По предназначению и стилю различают следующие конференции:

• узкоспециализированные и масштабные;
• международные и национальные;
• деловые и обучающие;
• юбилейные и мемориальные.

Как провести мероприятие?

Успех любого мероприятия (не только конференции) зависит от двух факторов - от степени его подготовленности и от атмосферы его проведения. Именно поэтому первое, с чего вам следует начать, - это планирование. Вам необходимо определить форму проведения мероприятия, тематику, круг обсуждаемых вопросов, место проведения, потенциальных партнёров и участников. Отдельно стоит подумать над финансовой стороной вопроса, в том числе необходимостью и уместностью введения организационного взноса. Не забудьте обсудить данный вопрос с бухгалтерией вашей организации, чтобы предполагаемые финансовые затраты можно было распределить на конкретные статьи расходов.

Затем с учётом масштабов мероприятия сформируйте организационный комитет, причём желательно, чтобы ваши коллеги не только были исполнителями, но и сами выдвигали различные инициативы. Прислушивайтесь к свежим идеям, устраивайте мозговые штурмы и помните, что истина рождается в споре.

На организационном этапе необходимо составить подробный сценарий мероприятия с чёткой разбивкой по времени. Учитывайте все детали вплоть до фуршета и кофе-брейка, для организации которых можно пригласить фирму, оказывающую услуги кейтеринга - выездного ресторанного обслуживания.

Ещё один важный этап подготовки - обеспечение информационного освещения. В наш век Интернета для крупных мероприятий, как правило, создают собственные сайты, но даже если ваша организация не обладает достаточными средствами, полностью игнорировать данный этап нельзя. Например, ваши партнёры могут распространить информацию о мероприятии совершенно бесплатно.

Мероприятие должно быть хорошо организовано, а информация должна представляться не только в устной форме, но и с помощью других способов. Для обеспечения комфорта может понадобиться аренда проектора и экрана. Это оборудование необходимо, поскольку для эффективного представления информации докладчики могут демонстрировать аудитории презентации, графики, схемы, иллюстрации. Такие материалы могут транслироваться в электронном виде через экран, чтобы каждый участник смог наглядно рассмотреть суть вопроса.

Разумеется, докладчики должны выступать перед аудиторией, используя микрофоны. Информацию, которая будет представлена посетителям мероприятия, нужно предварительно сохранить на компьютере. Участникам конференции можно выдать печатные материалы, канцелярские принадлежности и памятные сувениры (брошюры, журналы, листовки, блокноты, шариковые ручки, значки, фирменные пакеты). Как правило, перед началом конференции посетителям надевают на руки одинаковые браслеты, чтобы они могли найти свою группу, если потеряются. Во время перерывов нужно предоставить участникам питание (кофе, закуски, ланч, кондитерские изделия).

Как организовать научную конференцию?

У научных конференций (по статусу они занимают промежуточное место между конгрессами и семинарами) существуют свои особенности. Одной из главных фигур является учёный секретарь конференции, ведущий переписку с участниками, составляющий программу и готовящий к изданию сборник тезисов. Важная задача - вовремя разослать приглашения и разобрать заявки. На серьёзных научных конференциях, а также посвящённых памятным датам начинают этим заниматься за год.

Вам может очень помочь печать буклетов со следующей информацией: название, место, дата, эмблема, сроки предоставления материалов, контактные данные организаторов, время и место публикации материалов.

Как организовать международную конференцию?

На международной конференции следует заранее обозначить используемые языки, найти переводчиков, подготовить экскурсионную программу для иногородних и иностранных участников, а также забронировать им гостиницы.

Такие мероприятия проводятся с целью обучить аудиторию новым навыкам, ознакомить участников с последними технологическими разработками, расширить кругозор и общее развитие людей. Конференции нужны для того, чтобы присутствующие получали подробные знания по интересующим вопросам, совершенствовали свои способности. Материалы, представленные аудитории, должны соответствовать тематике конференции и ее целям. Предполагается, что после мероприятия участники получают необходимые теоретические сведения, которые в дальнейшем они смогут применить на практике.

Редакция желает вам успехов, и пусть организация конференции станет новой вехой в вашем карьерном росте.
Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Вы молодой преуспевающий работник престижной научной организации. Руководство вашей организации, с целью проверить Ваши организаторские качества, поручает Вам провести конференцию. Такая задача встала перед вами впервые. В этом случае, лучше всего обратиться к тем, кто уже когда-то занимался организацией такого мероприятия. Любая помощь или совет дадут вам возможность избежать ошибок.

Итак, перед Вами стоит задача – с чего начать?

1. Составление плана мероприятия

В первую очередь вы должны хорошо подумать над тематикой мероприятия, и определите, какой круг вопросов вы хотите рассмотреть. Будет это узкопрофессиональная встреча или вы хотите охватить широкую область проблем с привлечением опытных специалистов из смежных отраслей, или это будет собрание специалистов, которые занимаются поиском новых научных направлений, а также решению конкретных вопросов в определенных областях науки. В первую очередь обязательно встанет вопрос, каким образом будет проведено данное мероприятие - будет это конгресс, семинар, конференция или совещание. Давайте рассмотрим по сути, что представляют собою такие мероприятия.

- Конгресс. Это слово происходит от латинского congressus , что в переводе обозначает совещание, съезд или собрание, в большинстве случаев международного характера.
- Семинар. В переводе с латыни звучит как рассадник, или в переносном смысле - школа. Обычно это групповые занятия, во время которых занимаются повышением квалификации или специальной подготовкой.
- Конференция. Происходит также от латинского слова conferentia . Представляет собою организационную форму научной деятельности, во время которой ученые собираются для глубокого обсуждения вопросов, которые посвящены кокой-то четко определенной тематике. По статусу конференция будет занимать промежуточное положение между конгрессом и семинаром.
- Совещание. Это мероприятие посвящено широкому обсуждению и решению конкретных вопросов и принятию действенных мер по их выполнению.

В первую очередь вам необходимо подумать над тем, какие организации и фонды, в том числе и международные, могут оказать вам помощь в организации будущих мероприятий. Проведите анализ условий, которые они поставят перед вами. Это будут условия о месте и форме проведения, а также информация об участниках и публикациях материалов конференции. Соберите информацию о том, кого из традиционных заказчиков или партнеров вашей организации можно привлечь к непосредственной организации и участию в данном мероприятии. Обязательно воспользуйтесь услугами Интернета, где вы сможете отыскать возможных спонсоров, а также заинтересованные организации, и не помешает также просмотреть сайты других конференций. Следует обратить внимание на тот факт, что почти все спонсорские организации оказывают свою помощь только на конкурсной основе. В этом случае вам надо будет довольно обосновано представить свою идею проведения вашего мероприятия, при этом обязательно обратите внимание спонсора на его значимость для него, вашу состоятельность в организационных вопросах и необходимость проведения мероприятия именно в данное время.

Также необходимо определить, какие организации, кроме традиционных партнеров, вы сможете пригласить в роли соучредителя данного мероприятия. При этом необходимо учесть тот факт, чтобы планируемое мероприятие было включено в годовой план заинтересованных организаций. В таких случаях большинству организаций необходимо обоснование мероприятия и финансовый план. В большинстве случаев, включение мероприятия в годовой план является необходимым условием для получения организационной и финансовой помощи от предприятий соучредителей.

Независимо от того, какую форму мероприятия вы выбрали (конгресс, семинар, конференция), необходимо пригласить несколько авторитетных ученых хорошо известных в данной области, информация которых будет определяющей для вашего мероприятия. Следует также обратить свое внимание на тот факт, что довольно часто встречаются ученые с мировым именем, которые зачастую являются плохими докладчиками. И в связи с этим их доклады будут больше всего интересными для узко- профилированных конференций и семинаров, чем для пленарных выступлений. Также немаловажным будет тот факт, кто из ученых согласится принять участие в вашем мероприятии, и что это будет вам стоить. Необходимо также учесть то обстоятельство будут ли в вашей отрасли проводиться другие крупные мероприятия, которые будут близкими вашей тематике, и не получится так, что большинство приглашенных вами ученых предпочтут принять участие в них. Вам следует также задаться вопросом, сможете ли вы сразу организовать конгресс или большую конференцию, или на первый случай, лучше всего заняться организацией небольшого семинара или конференции. Практика показывает, что конференции планируются за 1-3 года до начала проведения. Такие вопросы, как оказание поддержки и участие в мероприятиях видных ученых лучше всего решать на других конференциях или переговорах, а также при заключениях договоров на проведение совместных работ.

Итак, давайте остановимся на таком мероприятии как конференция. Конференции в большинстве случаев проводятся через определенные промежутки времени, или посвящаются какому-нибудь юбилейному событию, что дает возможность специалистам быть в курсе современных событий, расширять контакты с исследователями, и в результате этого получать необходимую информацию. Чтобы планируемую конференцию можно было легко узнать среди множества других, вместе с названием конференции вам необходимо разработать легко запоминающую эмблему. В этом случае вам следует устроить небольшой конкурс проектов эмблем и названий конференции.

Теперь приступаем к одному из основных моментов. Хорошо продумав абсолютно все предыдущие вопросы, в первую очередь оцените количество участников, которые примут участие в конференции. Рассмотрите планируемые финансовые взносы и расходы в проведение конференции, и рослее этого рассчитайте планируемый организационный взнос. Задайтесь вопросом, не будет ли он слишком большим для участников вашей конференции. Обязательно посоветуйтесь с бухгалтерией вашей организации, и как можно разместить предполагаемые финансовые затраты на различные статьи расходов. В вашем финансовом отчете создайте резервный фонд, при помощи которого вы сможете провести дополнительные мероприятия для участников конференции. Желательно организовать ряд экскурсий, а также посещение театров и концертов. Если ваша конференция будет проходить недалеко от санатория или горнолыжной базы, организуйте спортивно-оздоровительную программу для ее участников.

Важно обратить свое внимание на то, что даже при планировании конференции, вам не обойтись без помощи своих коллег. Поэтому для проведения такого мероприятия вам необходимо будет создать организационный комитет, который в дальнейшем будет поддерживать вас в проведении конференции. Здесь вам надо будет проявить все свое умение и смекалку. Надо чтобы ваши коллеги были не только исполнителями, но и проявляли инициативу, тогда вам будет довольно легко осуществить планируемую акцию. Прислушивайтесь к новым идеям, обсуждайте каждый интересный вопрос, спорьте. Ведь недаром говорят, что истина рождается в споре, а при совместной работе будут создаваться будущие деловые отношения.

2. Первый этап - этап планирования - Вами пройден, теперь приступаем к проведению организационного этапа

Хорошо известно, что при организации любого дела главным являются люди. И здесь вы, как организатор, должны проявить весь свой организаторский талант. В первую очередь вам необходимо собрать организационный комитет, который должен провести отбор представленных докладов и порядок их представления на конференции. В состав организационного комитета должны входить высококвалифицированные специалисты по всем научным направлениям, которые будут представлены на конференции. Желательно, чтобы ваш комитет был международным. В состав комитета должны входить представители, которые будут принимать активное участие в проведении конференции.

Поговорим теперь об организационном комитете. Ваша группа должна быть очень активной и динамичной. Четко распределите обязанности в комитете. Не старайтесь всю работу выполнять самому. Работу по организации конференции лучше всего разбить на блоки и во главе их назначить ответственных исполнителей. Руководители комиссий создадут свои группы, которые будут организовывать работу в группах. В вашу задачу будет входить подбор людей, которые с вами уже работали и смогут хорошо выполнить свою работу. Вы должны помнить о том, что согласно литературе по менеджменту и практических данных, оптимальное число работников для гибких структур будет составлять 5-7 человек. Следует также помнить о том, что каждый член оргкомитета должен иметь своего заместителя и эти заместители должны быть известны всем. Также такой заместитель должен быть и у вас. Теперь приводим перечень основных комиссий и соответствующих блоков, которые, в зависимости от характера конференции, можно будет объединить, разбить или дополнить другими комиссиями и блоками:

Комиссия по подготовке материалов. В большинстве случаев эту комиссию возглавляет ученый секретарь конференции, и он является одной из главных фигур в организационном комитете. Ученый секретарь ведет всю переписку с участниками конференции, у него собраны все необходимые данные о представленных на конференцию докладах. В его обязанности входит составление и издание программы конференции. Также он вносит различные изменения, если таковые возникают, ведет подготовку к печатному изданию материалов и сборников тезисов конференции, а также регламентирует работу секций и групп.

Регистрационная комиссия. Само название говорит о том, что эта комиссия занимается регистрацией участников конференции. Кроме того, члены комиссии проводят подготовку бейджев и раздаточных материалов. Члены комиссии постоянно информируют ученого секретаря о приезде докладчиков.

В большинстве случаев место регистрации - это просторный зал, где размещается плакаты и стенды конференции и где можно ознакомиться со всей доступной информацией. Здесь должны быть представлены расписания докладов и схемы залов заседаний. Вы должны организовать процесс регистрации так, чтобы не было больших очередей, а участникам конференции не приходилось заполнять многочисленные бланки. Сам процесс регистрации не должен занимать много времени.

- Жилищная комиссия. Эта комиссия занимается поселением участников конференции. В ее задачу входит обработка поступающих пожеланий по расселению. Она бронирует номера в гостиницах, а также занимается обеспечением дополнительных мест, если вдруг возникнут непредвиденные обстоятельства.
- Транспортная комиссия. В ее обязанности входит обеспечение конференции необходимым транспортом для встречи участников конференции и проезда их к месту проведения. Организовывает различные поездки по доставке необходимого оборудования и материалов.
- Финансовая комиссия. Здесь все предельно просто - эта комиссия полностью отвечает за всю финансовую сторону проведения конференции.
- Комиссия по организации питания. В ее компетенцию входит организация питания членов конференции, проведение различных кофе-брейков, без которых не обходится ни одна конференция, а также проведение традиционного ознакомительного приема. Это может быть обед или ужин.
- Комиссия по снабжению. В задачи этой комиссии входит тесное взаимодействие со всеми комиссиями конференции, в первую очередь с финансовой, и обеспечением всем необходимым участников.
- Комиссия по техническому обеспечению. В ее обязанности входит обеспечение работоспособности оборудования, которое необходимо для представления докладов, а также расстановка стендов и дополнительных материалов, необходимых для фиксации на стендах докладов.

В последнее время на конференциях, чтобы избежать различного вида недоразумений, находится еще одна группа людей - охрана.

3. Информационный этап вашей конференции

Ну, вот свершилось, и информация о вашей научной конференции появилась на страницах Интернета. Такую информацию можно прочитать в разделе планируемых мероприятий на сайтах организаций, которые организовывают это мероприятие, а также на сайтах организаций-спонсоров. К этому времени у вас уже есть информация о том, какие организации выступают в роли организатора, а какие - спонсорами. Также вам уже хорошо известно, какие суммы будут предоставлены вам спонсорами, и теперь вы можете зафиксировать сумму оргвзноса. Тепер вам необходимо разместить как можно больше информации о проводимой конференции, и по возможности создать рекламу. Необходимую информацию о проводимой конференции начинают размещать где-то за год до ее начала. Каким образом будет выглядеть такая информация и как ее необходимо представить?

Наш век теперь трудно представить без Интернета, и проведение любого значительного мероприятия трудно представить без создания своего сайта. На сегодняшний день большинство крупных международных конференций перешло на регистрацию заявок для участия через сайт конференции. На тот случай когда ваш сайт еще не полностью готов на момент информационного сообщения вы должны подготовить страницу с самой необходимой информацией. Эта страница отражается в информационном сообщении и содержит данные, которые показывают дату проведения конференции, а также когда будут доступными другие информационные сообщения на сайте.

Приступаем теперь к оформлению информационного сообщения, которое в конечном итоге станет визитной карточкой вашей конференции. Следует оформить его так, чтобы оно было чисто информативным, хорошо запоминалось, и не было вызывающим. Оформление может быть цветным или черно-белым. Нелишним будет воспользоваться услугами дизайнера, который поможет вам оформить сообщение и эмблему конференции.

Оформление информационного сообщения может быть разным, но в нем в обязательном порядке надо указать следующее:

Название конференции, место проведения, дата, а также эмблема.
- информация о том, где и как будет проводиться регистрация участников, а также в какие сроки нужно представить свои материалы.
- кто является организатором конференции, контактные номера телефонов и факсов, адреса - электронные и почтовые, а также адрес сайта конференции, где можно получить более подробную информацию.
- на каком языке будет проводиться конференция, а также где и как будут опубликованы материалы конференции.

В некоторых случаях в информационном сообщении указывают состав организационного комитета, имена известных ученых, которые согласились на участие в вашей конференции. Также можно указать на сумму организационного взноса и номер счета, по которому его можно оплатить. Сообщается также об запланированных мероприятиях конференции - встречи, семинары, экскурсии. На сайте, если это необходимо, указывают возможные варианты расселения участников конференции, а также об визовой поддержке.

Вопрос о том, где будет проводиться конференция, надо обсудить отдельно. Надо чтобы это было здание или учреждение, которое можно легко отыскать на карте города, и где проходят транспортные маршруты - такси, трамвай, троллейбус и др. Чаще всего приводят схему проезда с вокзалов и аэропортов. Иначе вам придется самим организовать транспорт для приезда и отъезда участников конференции и встречать их на местах прибытия. Следует также обратить свое внимание на расположение гостиниц, они должны находиться как можно ближе к месту проведения конференции. Желательно проводить конференцию на территории учреждения организатора, в этом случае вам не придется платить за аренду помещений, что довольно существенно с финансовой стороны.

После решения всех этих вопросов постарайтесь распространить информацию о проведении вашей конференции. Здесь можно использовать все доступные средства - тематические журналы, прессу, систему Интернета. В обязательном порядке составьте список адресов электронной и почтовой рассылки информационного сообщения по всем организациям, которые работают в данной отрасли. Этот список следует сохранить для проведения будущих конференций. После окончания конференции этот список надо дополнить новыми адресами участников. Информацию о проведении вашей конференции следует также разместить на сайте http://www.konferencii.ru . Такая информация позволит вам значительно расширить круг участников конференции.

4. Организационный этап

Итак, свершилось. На ваш адрес начинают поступать заявки от будущих участников конференции. Также вам сразу будут задаваться вопросы, появится дополнительные проблемы, перед вами возникнет большой круг задач, которые вам надо будет решить к началу конференции. С каждым днем в процесс подготовки конференции будут вовлекаться большое количество людей, которые в последующем примут непосредственное участие в организации процесса проведения конференции. У вас уже созданы организационный комитет, рабочие комиссии, и вы начали проводить организационную работу с руководителями комиссий. На таких совещаниях решаются общие вопросы и четко ставятся задачи перед руководителями комиссий, которые по мере исполнения информируют вас об исполнении. Текущие вопросы по работе комиссий решаются в рабочем порядке. Председатель организационного комитета на этом этапе осуществляет контроль над работой комиссий, согласовывает спорные вопросы и принимает необходимые решения.

Теперь остановимся на программе конференции. В том случае, когда поступило очень много заявок для участия, и программный комитет не рекомендует их исключать из программы конференции, то вам нужно организовать в разных по тематике секциях параллельную работу. Следует принять во внимание тот факт, что открытие конференции должно быть пленарным, несмотря на то, какое бы количество секций у вас не было представлено. Вступительное слово, во всех случаях, необходимо предоставить самому известному ученому или высокому должностному лицу от организаторов конференции. После этого выступают несколько ученых с мировым именем со своими докладами. В этих докладах освещаются проблемы развития различных направлений науки, демонстрируются фактические результаты от использования научных достижений, проводится анализ возможного их использования в будущем.

Надо помнить то обстоятельство, что количество сообщений или пленарных докладов в пределах секций не должно быть слишком много, так как из-за обилия они просто не запомнятся. Не перегружайте секции длительной работой, лучше организуйте ее в несколько этапов, с перерывами на кофе-брейк. Близкие по тематике доклады в пределах секций ставьте рядом, чтобы участники секции могли оценить и сравнить преимущества результатов опубликованных в докладах. Практика показывает, что лучше всего запоминается первое и последнее выступление, поэтому начинаться и заканчиваться работа секции должна самыми интересными докладами.

После того как составлена программа конференции, начинайте рассылать приглашения участникам конференции. Проинформируйте их о формах докладов - устный, пленарный, стендовый, а также какое оборудование будет им предоставлено. В приглашении укажите дату и время доклада и его продолжительность, а также все необходимые сведения, которые будут необходимы участникам конференции.

Предвидеть все ситуации, с которыми вам придется столкнуться невозможно, но вы должны быть готовыми ко всему. В зависимости от того, как оргкомитет с вами продумает все вопросы и ситуации, тем меньше возникнет всяких неурядиц. Без ошибок конечно не обойдется. Но хорошо известно, что не ошибается только тот, кто ничего не делает.

5. Конференция

Вы отлично справились перед поставленными задачами. Ваши старания способствовали успеху проведенной конференции.

Наступил момент, когда конференция закончилась. Убраны опустевшие залы, а участники разъехались по своим адресам. Но для вас конференция еще не окончилась. Ведь необходимо подвести итоги, подготовить отчеты о проведенной конференции, а также ряд других материалов, сдача которых предусмотрена правилами, договорами и законами. Вам необходимо проанализировать значимость конференции, а также уровень предоставленных докладов. Под конец подготовьте и поместите информацию на сайте конференции. Для себя следует проанализировать и отметить все ошибки и неудачи, если такие были. Наконец, не забыть поблагодарить организационный комитет за его работу. Ведь люди у вас должны быть всегда на первом месте. Без их помощи вам никогда бы не удалось провести удачно такое мероприятие. И на сам конец - пересмотрите и выбросьте все ненужные уже материалы, и …это должно быть для вас правилом - запланируйте год проведения следующей конференции.

Описание процесса «организация и проведение конференций»

Общие требования к проведению конференций

Любое мероприятие и конференция не исключение имеет организационный план, который подразумевает логичность и порядок действий, направленных на построение мероприятия в целом. План мероприятия состоит из пунктов, каждый из которых требует выполнения определенных обязанностей. Чтобы планируемое мероприятие прошло на должном уровне, необходимо проводить соответствующую подготовку. Вся работа в этом направлении должна быть отлажена, проконтролирована специалистами. Необходимым условием является четкое распределение обязанностей, функций между участниками этого процесса. Назначенное лицо или группа лиц (оргкомитет) должны относиться к своим обязанностям с особым вниманием, ответственностью и с пониманием дела.

В целом можно выделить следующие этапы организации проведения мероприятия как вида деятельности:

1. Возникновение идеи мероприятия и её юридическое закрепление.

Идея мероприятия может быть вызвана объективными либо субъективными причинами. В первом случае мероприятие может быть задумано в связи с приближающейся значительной датой: 50-летие создания учреждения, 10-летие выхода в свет первой книги издательства, открытие монумента и т.д. Во втором случае оно может быть предложено кем-то из сотрудников учреждения: проведение научной конференции.

Возникшая идея мероприятия не сможет осуществиться без процедуры принятия решения после беседы руководителя с сотрудником, предложившим мероприятие, рассмотрения его служебной записки по данному поводу либо обсуждения на коллегиальном органе учреждения - собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т.д.

Принятое решение реализуется в соответствующем приказе. Который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию, проведение и осуществление контроля за исполнением.

2. Определение состава участников.

Осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответственным за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем учреждения.

3. Оповещение о предстоящем мероприятии.

Оповещение и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависят от вида мероприятия и его масштабности. В одних случаях (например, юбилей учреждения) это могут быть адресные приглашения в форме письма-приглашения или пригласительного билета, в других - рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает - куда приглашает - когда и где состоится - порядок участия - приглашение к участию.

4. Встреча участников мероприятия.

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников происходит в месте прибытия, встреча местных - в месте проведения.

При проведении масштабных мероприятий встречают обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и политические деятели, иностранные делегации и т.п.).

Составляется график встреч, включающий фамилию, место работы и должность прибывающего участника, дату и место прибытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику независимо от количества прибывающих вместе с ним участников предоставляется отдельный транспорт.

Некорректно встретить почетного участника, игнорируя при этом участников, прибывших одновременно с ним.

5. Размещение участников мероприятия.

Иногородние участники мероприятия могут размещаться в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих учреждению, в частном секторе.

При размещении в гостинице следует учитывать:

· уровень мероприятия;

· количество участников;

· социальный статус участника;

· финансовые условия;

· территориальную удаленность от места проведения мероприятия.

Размещение в общежитии. Некоторые учреждения (особенно вузы) имеют вполне комфортабельные общежития, в которых можно размещать участников мероприятий, прежде всего проводимых этими учреждениями. Важное обстоятельство: стоимость проживания в общежитии, как правило, вписывается в командировочные расходы на эти цели. Основное требование - участников мероприятия нужно размещать, по возможности, автономно от проживающих в общежитии.

Размещение в пансионате. Этот способ особенно перспективен, если пансионат располагает комплексом помещений, специально оборудованных для проведения различных мероприятий. Кроме того, он используется в случаях, когда мест в гостинице не хватает для размещения всех участников мероприятия.

При этом решается вопрос с питанием (завтрак, ужин) иногородних участников. Неудобство в данном случае в том, что возрастают, и иногда существенно, транспортные расходы по доставке участников к месту проведения мероприятия.

Размещение в служебных квартирах. Некоторые учреждения располагают служебной площадью, предназначенной для размещения командированных сотрудников. В них можно поселить участников мероприятия, которых не удалось разместить в гостиницах.

Размещение в частном секторе. Используется также при нехватке мест в гостиницах. Кроме того, некоторые иногородние участники могут проживать в квартирах своих родственников и знакомых. Неудобство такого размещения заключается в том, что отчет за соответствующие командировочные расходы документально затрудняется.

6. Организация питания участников мероприятия.

Существует 3 вида организации питания участников мероприятия:

· традиционное питание (завтрак - обед - ужин);

· перерыв на кофе (кофе-брейк);

· товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет).

Что касается традиционного питания, то организация завтрака и ужина не актуальна для организаторов мероприятия - это, как правило, проблема самих участников. Завтрак нередко входит в стоимость гостиничного номера. Но следует продумать, где и как организовать обед участников.

Если обед планируется в кафе, то необходимо заранее заказать столики и согласовать меню. Если участники будут обедать в столовой учреждения, то следует позаботиться о том, чтобы они обедали в другое время, чем сотрудники, либо закрыть столовую (часть столовой) на спец. обслуживание.

Следует иметь в виду, что традиционное питание осуществляется в большинстве случаев за счет командировочных средств участников, а средства эти, как правило, более чем скромные.

7. Регистрация участников мероприятия.

Регистрация участников проводится непосредственно перед началом содержательной части мероприятия, а её форма зависит от вида мероприятия и его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации участников мероприятия регулярного типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых указывается порядковый номер, фамилия и инициалы участника и оставляется место для подписи. Цель проведения регистрации участников регулярных мероприятий - зафиксировать наличие кворума, то есть необходимого по регламенту количества участников, придающего принятому решению юридическую силу. Например, принятое решение (постановление) будет правомочным, если за него проголосовало 75% избранных членов собрания, заседания и т.п.

При проведении нерегулярных мероприятий также может использоваться регистрация, но цель её - в возможности в дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

· порядковый номер;

· фамилия, имя, отчество;

· место работы и должность;

· координаты для контакта;

· примечание.

Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников учреждения-организатора. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:

· по алфавитному порядку фамилий;

· по группам учреждений-участников;

· по регионам и т.д.

Перед началом регистрации заранее устанавливаются столы с табличками, на которых указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т.д.

8. Регламент (программа, сценарий) мероприятия.

Регламент должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), то есть отражать структуру проведения мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

9. Техническое обеспечение мероприятия.

Оно включает в себя подготовку:

· зала для проведения мероприятия (количество мест должно превышать количество участников; зал должен быть оформлен);

· места для выступления участников (на столе президиума должен быть установлен микрофон, если участников более 100 человек; количество мест в президиуме должно превышать число членов президиума; необходимо продумать дизайн и оснастить трибуну микрофоном для выступающих);

· технических средств (микрофоны, компьютер, аппаратура для демонстрации слайдов, таблиц, освещенность зала).

Для мероприятий всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным обеспечением, позволяющим создавать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия или по окончании его можно организовать фотосъемку участников, для чего следует пригласить фотографа и подготовить необходимую аппаратуру.

10. Культурная программа.

Если мероприятие многодневное, то следует запланировать для участников культурную программу. Возможны следующие варианты:

· экскурсия;

· посещение культурно-зрелищных учреждений;

· концерт профессиональных артистов;

· показ художественной самодеятельности;

· анимационные программы с участием зрителей.

При составлении культурной программы учитываются продолжительность мероприятия, количество и культурно-образовательный уровень участников, возможность приобретения достаточного количества билетов. Ознакомление участников с культурной программой производится до начала или в ходе содержательной части, информацию о пожеланиях участников собирают во время перерывов.

11. Анкетирование участников мероприятия.

Анкетирование проводится в целях:

· определения уровня содержания проведенного мероприятия;

· проведения в дальнейшем справочно-информационной работы.

Анкеты не должны быть объемными: в большинстве случаев достаточно задать участникам 8 - 10 вопросов. Главное, чтобы вопросы не были банальными и не требовали очевидных ответов, иначе анкетирование не имеет смысла.

12. Отчет о проведении мероприятия.

На последнем этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования и составляется отчет.

Отчет включает в себя:

· введение;

· экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей и др.;

· отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;

· результаты анкетирования и социологического исследования;

· приложения (состав рабочих органов, приказы и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);

· выводы и предложения.