Word, Outlook и Internet Explorer наверное, именно эти программы наиболее часто используются на персональном компьютере. Работать с данными приложениями умеют практически все владельцы ПК, но при этом большинство из них знакомы лишь с малой долей их возможностей. А следовательно, потери от неэффективного использования данных программ очень велики. Надеемся, что приведенные ниже советы подскажут, как работать быстрее, и помогут сэкономить драгоценное время.
Word
Сравнение документов side by side
Вероятно, вы встречались с проблемой сложности сравнения двух версий одного и того же документа. В Word 2003 появилась возможность сравнения документов в режиме side by side, позволяющая вызвать сразу два документа и скроллировать их одновременно и отдельно, сравнивая те или иные разделы двух документов.
Откройте два документа и выберите команду Window => Compare Side By Side With.. . Если у вас открыто только два документа, именно они и будут сравниваться в противном случае программа попросит уточнить, какие именно документы необходимо сравнить.
Для управления документами появляется плавающая панель (рис. 1). Нажатие левой кнопки меняет режим скроллирования (включается/выключается режим одновременного скроллирования), а правая кнопка позволяет вернуть позицию окна в положение, с которого вы начали сравнение документов.
Web-странички с минимумом избыточных тэгов
Когда вы сохраняете Web-странички или посылаете электронные сообщения в HTML-формате с помощью Microsoft Word, в документ добавляются дополнительные тэги, что позволит вам использовать всю функциональность Word для дальнейшей работы с документом.
Для того чтобы уменьшить размер Web-странички и e-mail-сообщения в HTML-формате, сохранять данные можно в специальном фильтрованном формате (filtered HTML) в этом случае лишние тэги будут удалены.
Если вы откроете Web-страницу, сохраненную в режиме filtered HTML, в программе Word, часть функциональности по дальнейшему редактированию этого документа, возможно, будет утрачена. Например, маркированные списки и нумерованные списки будут отображаться, однако возможность их видоизменения средствами Word будет утрачена.
Поэтому следует использовать режим filtered HTML только на финальной стадии перед непосредственным переводом в HTML.
Все элементы Web-сайта в одном файле
В Word 2003 появилась возможность сохранять все элементы Web-сайта, в том числе текст и графику, в одном файле. Для того чтобы использовать данную возможность, достаточно выполнить команду Save As и выбрать пункт Single file Web page . В данном режиме осуществляется инкапсуляция, которая позволяет, например, послать полностью Web-сайт как e-mail-сообщение или вложение в электронную почту. Данный формат поддерживается в Internet Explorer 4.0 и более поздних версиях.
Как добавить название (title) Web-странице
Название (title) появляется в полоске title bar вверху окна, а также, например, в истории просмотра Web-браузера. Если кто-то сохраняет ссылку на вашу Web-страницу, название title появляется в персональном списке person"s favorites list. Для того чтобы задать title, необходимо, выполняя команду File => Save as Web Page , щелкнуть по надписи Change Title (рис. 2) и впечатать нужное имя.
Как оптимизировать Web-страницы под конкретный браузер
Сохраняя Word-документ как Web-страницу, вы имеете возможность оптимизировать ее под конкретный браузер.
Выполните команду Tools => Options и в одноименной панели выберите вкладку General , а в ней панель Web Option s. Во вкладке Browsers в поле People who view this Web page will be using выберите нужную версию браузера (рис. 3). В списке Options разрешите (или запретите) перечисленные возможности.
Повторное использование функции Format Painter
Когда вы нажимаете на иконку Format Painter (копирование формата), происходит копирование форматирования текста той области, где расположен курсор. Теперь, если вы выделяете какую-либо область текста, Format Painter применяет к ней вышеупомянутое форматирование.
Многие пользователи знакомы с данной функцией, но при этом большинство не знает, что если щелкнуть по иконке Format Painter дважды, то можно применять скопированный формат повторно столько раз, сколько необходимо и эта функция будет активна до тех пор, пока не будет нажата клавиша Esc.
Save All/Close All
Если вы удерживаете Shift key при выборе пункта File menu в программе Word, состав меню изменяется. Вместо Close появляется функция Close All , а вместо Save Save All (рис. 4).
Строка без буллита
При создании маркированного списка в Word нередко возникает ситуация, когда необходимо оставить следующий пункт без буллита. Для этого необходимо нажать комбинацию клавиш Shift+Enter . В следующей строке, когда вы нажмете Enter , новая строчка вновь будет с буллитом.
Например:
Как использовать нужное форматирование при вставке
В случае копирования текста из какого-либо документа в Word последний автоматически переносит текст с тем форматированием, которое имело место в документе, из которого производится копирование. Для того чтобы вставляемый текст имел то же форматирование, что и Word-документ, следует использовать команду Edit => Paste Special => Unformatted Text (рис. 5).
Форматирование с помощью смарт-тэга
После вставки текста в любое приложение Office щелчок по смарт-тэгу открывает меню с выбором типа форматирования, в том числе следующих вариантов:
- Keep Source Formatting при этом сохранится формат, которым обладал текст в исходном документе;
- Match Destination Formatting произойдет форматирование вставляемых данных по принципу оформления документа, в который осуществляется вставка (рис. 6).
Как добавить описание вашему Word-документу
Свойства документа (Document Properties) это информация, которую Microsoft Word позволяет добавить каждому документу. Данной полезной функцией мало кто пользуется, а между тем с ее помощью можно добавить целый ряд описаний и инструкций, что будет особенно ценно, если вы работаете в команде. Для добавления описания Word-документа нужно вызвать панель Document Properties по команде File => Properties (рис. 7).
Быстрый доступ к выборочным документам
Вы хотите иметь быстрый доступ к ряду документов Word? Нет ничего проще! Выполните команду View => Toolbars => Customize , выберите вкладку Commands , раздел Built-in Menus и перетащите иконку Work на панель, как показано на рис. 8.
Теперь для того, чтобы добавить текущий документ в меню Work, достаточно открыть его и щелкнуть по пункту Add to work menu (рис. 9) текущий документ будет добавлен в меню. Удалить его можно, используя комбинацию клавиш Ctrl+Alt+ Минус .
Вставить линию в документ
Вы хотите отделить параграф линией? Нажмите трижды клавишу знака переноса и клавишу Enter и вы получите тонкую линию. Нажмите трижды клавишу знака нижнего подчеркивания и клавишу Enter получите жирную линию. А при нажатии трижды клавиши знаков равенства и клавиши Enter вы получите двойную линию.
Калькулятор в Word
Знаете ли вы, что калькулятор можно добавить в панель Word?
Выполните команду View => Toolbars => Customize => Commands tab и поместите иконку Tools Calculate на панель инструментов (рис. 10). Теперь, напечатав некоторое выражение, выделив его и нажав на кнопку Tools Calculate, можно будет получить результат (рис. 11).
Для того чтобы заменить выражение результатом счета, нажмите сочетание клавиш Ctrl+V .
Непрерывное изменение масштаба
Для изменения масштаба документа нажмите клавишу Ctrl и с помощью колесика мыши меняйте масштаб до получения нужного разрешения. Это гораздо удобнее, чем обращаться к меню.
Outlook
Контролируйте спам-фильтр в Outlook 2003
В почтовый клиент Microsoft Outlook 2003 встроен фильтр спама, который призван отсеивать нежелательные сообщения и помещать их в отдельную папку.
Однако эту папку необходимо время от времени проверять и контролировать, чтобы полезное письмо не было распознано как спам.
Фильтр в Microsoft Outlook 2003 анализирует формальные атрибуты сообщения и его тело. При анализе формальных атрибутов сообщения фильтр пользуется черными и белыми списками.
Если вы получили нежелательное e-mail-послание, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем меню (рис. 12) выполните команду Junk Email => Add sender to the Blocked Senders List . E-mail-сообщения от абонентов, которые помещены в Blocked Senders list , будут блокироваться и отправляться в папку Junk E-Mail folder .
Если, напротив, программа ошибочно поместит нужное вам письмо в папку Junk E-Mail folder , добавьте этого пользователя в белый список по команде Add sender to the Safe Senders List впредь он не будет блокироваться.
Цепочка сообщений в Outlook 2003
Возможность Outlook 2003 сортировать почту по обсуждениям (View => Arrange By => Conversation ) позволяет оперативно просматривать сообщения и быстро удалять ненужную почту. Организуйте просмотр почты вышеуказанным способом (рис. 13), и вы увидите, что ко многим темам имеется цепочка более ранних писем. Данный способ отображения корреспонденции позволяет проще найти и удалить устаревшие письма.
Сохраняйте документы там, где вам удобно
Когда вам приходит сообщение с вложением и вы хотите сохранить его на диске, то по умолчанию Outlook предложит вам сохранить вложение в папке My Documents . Если вы сохраняете файлы-вложения в другом месте, то вам каждый раз необходимо менять место назначения. Ускорить процедуру поможет добавление ярлыка в папку My Documents , отсылающего в нужную папку.
Internet Explorer
Как ограничить доступ детей к нежелательным Интернет-ресурсам
Если перед вами стоит задача ограничить доступ детей к нежелательным Web-ресурсам, то с помощью Internet Explorer 6 вы сможете поставить к таким ресурсам пароль доступа, а также написать список разрешенных и запрещенных узлов. Для того чтобы поставить запрет на бесконтрольный доступ к Интернет-ресурсам в
Internet Explorer, выполните команду Сервис => Свойства обозревателя и выберите вкладку Содержание (рис. 14).
Активируйте кнопку Включить и в появившейся панели выберите вкладку Общие . В этой вкладке воспользуйтесь функцией Создать пароль . Впредь для доступа к запрещенным ресурсам будет требоваться пароль.
Изменение размера шрифта в IE
Простой, но весьма полезный совет. Не все Web-странички предлагают оптимальные размеры шрифта, а каждый раз лезть в настройки шрифта утомительно. Нажмите клавишу Ctrl , и, перемещая колесико мыши, вы сможете увеличивать либо уменьшать размер шрифта отображаемого текста.
Открыть ссылку в новом окне
Что делать, если вы не желаете уходить с текущей страницы, но хотите при этом посмотреть ссылку на ней? При щелчке на URL удерживайте клавишу Shift в этом случае страница откроется в новом окне.
Как сменить домашнюю страницу
Некоторые программы устанавливают свою страницу в качестве домашней. Чтобы изменить страницу, с которой следует начинать обзор, необходимо выполнить команду Сервис => Свойства обозревателя и в разделе Домашняя страница (рис. 15) указать желаемый адрес или выбрать пункт С пустой .
Быстрый набор URL
Если URL-адрес, который вам необходимо внести в адресную строку, имеет вид www.имя.com, то вам достаточно набрать данное имя и нажать комбинацию клавиш Ctrl + Enter .
Быстрое перемещение между Web-страницами
Быстрое перемещение между несколькими Web-страницами удобно осуществлять, удерживая нажатой клавишу Shift и колесико мыши.
Microsoft Outlook - программный инфо-ассистент, сочетающий возможности планировщика, календаря, органайзера и почтового клиента. В целом, приложение является идеальным технологическим средством для организации и ведения бизнес-деятельности на предприятии в пределах департамента компании или между ее различными отделами. Так, с помощью Outlook можно создать деловую встречу, предварительно разослав приглашения всем ее участникам и зарезервировав доступную локацию или конференц-холл в офисе. Более того, вы можете просмотреть расписание мероприятий, уже внесенных в календарь потенциальных участников встречи. Таким образом, вы можете подобрать наиболее оптимальное время для своей встречи, дабы все приглашенные имели свободный слот в своем календаре на момент проведения собрания. Наконец, благодаря тесной интеграции с платформами SharePoint и Exchange Server, Microsoft Outlook может стать основным средством для обмена электронной корреспонденцией, почтовых рассылок и уведомлений на всем предприятии.
Штатные решения, доступные в клиенте Outlook
Стандартная версия продукта предоставляет следующий набор программных модулей и компонентов:
- управление всеми контактами путем занесения данных о них в адресную книгу. После того, как контакт будет добавлен, вы сможете связаться с ним через Skype по голосовой конференц-связи или же написать письмо, буквально не покидая интерфейса менеджера
- четкая категоризация и структурирование писем путем размещения их в индивидуальных папках с кастомными настройками и параметрами
- конфигурируемые быстрые действия для наиболее частых операций, осуществляемых тотчас же в один клик
- пометка писем с помощью настраиваемых тегов с целью упорядочивания вашего почтового содержимого и быстрой фильтрации данных в Outlook
- речевой синтезатор, позволяющий прочесть содержимое выбранного письма вслух посредством TTS-движка
- тесная интеграция с цифровой записной книжкой OneNote , в результате чего вы можете быстро экспортировать email-контент в выбранную заметку блокнота, после чего уже там можно будет внести финальные правки и сохранить запись в облаке, выполнив синхронизацию
- опция автономной работы, позволяющая получить доступ к полученным и отправленным письмам, вложениям и папкам Outlook в режиме оффлайн, без подключения к сети
- полностью кастомизируемая главная панель инструментов. Так, вы можете добавлять на основную панель новые пиктограммы, категории и разделы, воспользовавшись пунктом меню “Настройка представления”
- вложенный справочный помощник, предоставляющий развернутые сведения о новых функциях Outlook, элементах интерфейса и уникальных фишках продукта, с которыми ранее вы дела не имели. Введя запрос в произвольной форме в поле поиска, инфо-ассистент анализирует ваши требования и перенаправит вас на нужный раздел справочника, где и содержатся подробные данные об искомой функции.
На нашем веб-узле вы можете скачать любую версию продукта Outlook на русском без каких-либо финансовых отчислений или регистрации аккаунта. Перед загрузкой ПО советуем изучить системные требования выбранного пакета, чтобы быть уверенным в соответствии утилиты характеристикам вашего актуального устройства.
Возможность электронной обработки различных документов, можно назвать одной из основных причин массового распространения персональных компьютеров, как среди домашних пользователей, так и в корпоративном секторе. Ушли в прошлое печатные машинки, рукописи и даже обычные письма все реже можно увидеть написанными от руки. В наше время практически любая печатная продукция и документы: будь то дипломы или рефераты, журналы или книги, заявления или записки, отчеты или презентации, создаются на компьютере. Ведь электронный документ можно в любой момент исправить, переделать, дополнить, отправить по электронной почте, напечатать на бумаге или выложить в сеть для совместной работы над ним. Наверное, я не ошибусь, если скажу, что практически каждому человеку, когда-либо садившемуся за компьютер, приходилось иметь дело с обработкой текстовых документов, а для многих это стало причиной первого знакомства с ПК.
Несмотря на то, что все современные операционные системы имеют встроенные средства работы с текстовыми данными, все же их возможности не идут ни в какое сравнение со специальным программным обеспечением, так называемыми офисными приложениями. Они предназначены для обработки всевозможных типов электронной документации на компьютере пользователя и поэтому, как правило, состоят из нескольких компонентов со схожим интерфейсом и хорошим взаимодействием между собой. Наиболее известными офисными пакетами можно назвать Microsoft Office, OpenOffice.org, Corel WordPerfect Officе, StarOffice, Lotus SmartSuite, Ashampoo Office и iWork (для Mac OS). Каждый из продуктов в этой области имеет свой набор компонентов, дизайнерские решения и конечно функциональные возможности. В нашей сегодняшней статье, мы познакомимся с одним из самых популярных офисных решений для пользователей, разработанным компанией Microsoft - MS Office.
ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ
Этот популярнейший офисный пакет впервые увидел свет в далеком 1992 году и в начале своего пути в своем составе имел 4 приложения, которые и до сих пор для него остаются основополагающими: Word, Excel, PowerPoint и Mail. В 1994 году к этой группе добавился Access, а в 1995 - Shedule+. В 97-ом почтовое приложение Mail и календарь Shedule+ заменяет органайзер Outlook и добавляется редактор фотографий Photo Editor. В 1999-ом появляется приложение для подготовки публикаций Publisher, программа для создания сайтов FrontPage, а PhotoEditorзаменяется на PhotoDraw. После выхода Office XP в 2001 году из офисного пакета окончательно исчезает редактор изображений PhotoDraw, а в 2003 и FrontPage. При этом в Office 2003 появляется новое приложение сбора данных и управления ими - InfoPath.
Вообще офисный пакет 2003 года для Microsoft становится очень успешным продуктом. Именно в нем был представлен новый дизайн иконок в стиле WindowsXP, что, несомненно, повлияло на привлекательность этого решения.
Да и сами по себе офисные приложения за годы развития возмужали, а форматы некоторых (.doc, .xls) стали стандартом в документообороте большинства предприятий. Даже в сегодняшнее время, спустя 8 лет, многие пользователи продолжают использовать MS Office 2003, не желая осваивать революционный интерфейс, впервые представленный разработчиками в начале 2007 года.
В Office 2007, софтверный гигант решил отказаться от привычного системного меню, заменив его ленточным (Ribbon) интерфейсом, основанным на панелях инструментов, разделенных вкладками. Кнопки на лентах, в отличие от панели инструментов, могут быть разного размера, например те, которые нужны более часто, могут быть больше, а внутри них могут располагаться образцы применяемых стилей.
Сами кнопки объединяются в группы по тематикам. Редко используемые кнопки, как правило, скрываются, но доступ к ним сохраняется через ниспадающее меню.
Специалисты Microsoft заявляют, что такой инновационный подход позволяет собрать все функции в одном месте, повысив тем самым удобство пользовательского интерфейса, и помогает использовать Office более эффективно. Правда, сами пользователи, такие радикальные изменения встретили прохладно, а в адрес разработчиков было высказано много критики.
Тем не менее, ленточный интерфейс позволяет пользователям использовать гораздо больше функций офисного пакета, ведь большинство из них теперь стали находиться на виду, не буду спрятанными глубоко в меню. В самой же Microsoft в новой системе управления видят будущее, и подтверждением тому служит последняя разработка компании в этой сфере - Office 2010.
С выпуском Microsoft Office 2010, Ribbon был кардинально переработан и улучшен, что признаётся даже противниками ленточного интерфейса. Кроме этого были внесены изменения и в стиль оформления ленты, что также положительно было воспринято пользователями. Поэтому, теперь уже мало у кого остаются сомнения в том, что офисный пакет от Microsoft, и дальше будет развиваться в этом направлении.
В настоящее время офисный пакет приложений от компании Microsoft создается для операционных систем семейства Windows и Apple Mac OS X и имеет 32-битную и 64-битную редакции.
КОМПОНЕНТЫ ПРИЛОЖЕНИЯ
Теперь давайте познакомимся поближе с теми приложениями, которые входят в состав MS Office на примере самой последней версии этого пакета - Office 2010. Следует отметить, что для удобства позиционирования продукта на рынке, офисный пакет имеет несколько редакций, от которых напрямую зависит наличие тех или иных в нем приложений. Например, у последнего Office их шесть: «Начальная», «Для дома и учёбы», «Для дома и бизнеса», «Стандартная», «Профессиональная» и «Профессиональная Плюс».
Как видно из таблицы, современный офисный пакет может содержать от 2 до 10 различных приложений, в зависимости от его редакции.
Microsoft Word (Ворд) - приложение для работы с текстовыми документами. Этот текстовый процессор уже на протяжении многих лет является наиболее популярным из всех используемых в данный момент. Именно поэтому, формат документов «doc» стал стандартом де-факто для современного документооборота, а многие конкурирующие программы имеют поддержку совместимости с данным форматом.
С помощью Word, можно легко создавать красиво оформленные документы профессионального качества и систематизировать их. Помимо множественных возможностей стилизации текста, в ваше распоряжение предоставляются различные вспомогательные инструменты: конструктор таблиц, средства редактирования изображений, вставка готовых фигур, конструктор диаграмм и гистограмм, вставка графических объектов SmarArt для визуального представления информации и многие другие. При этом для пользователей доступна совместная работа над проектами и документами, а так же их одновременное редактирование.
Microsoft Office Excel (Эксель) - приложение для работы с электронными таблицами. Как и в случае с Word, занимает ведущее положение на рынке и поэтому формат «xls» для такого типа документов так же является стандартом де-факто.
Приложение Excel открывает широкие возможности анализа данных, а так же управления и обмена ими. Мощные средства визуализации данных, обобщение данных с помощью небольших диаграмм, которые помещаются в ячейку вместе с текстом (спарклайны), а так же быстрая фильтрация больших объемов данных помогают эффективно сравнивать результаты, отслеживая и выделяя важные тенденции. Файлы табличного процессора можно легко отправлять в Интернет для работы с ними вместе с другими пользователями.
Microsoft OneNote (ВанНоут) - приложение для хранения заметок и совместной работы с ними в едином легкодоступном расположении. Позволяет работать как с текстом, так и с изображениями, а также видео- и аудио заметками.
Общий доступ к записным книжкам дает возможность создавать и изменять заметки одновременно с удаленными пользователями или просто синхронизировать данные, обеспечивая их актуальность. Так же вы можете делать заметки, работая в других приложениях Office или Internet Explorer, а OneNote предоставит ссылку на то место исходного документа, которое вы просматривали при добавлении заметки, что позволяет автоматически связывать идеи с создаваемым содержимым.
Microsoft PowerPoint (ПауэерПоинт) - приложение для подготовки презентаций. Позволяет создавать высококачественные динамические презентации и управлять ими. С помощью звуковых и визуальных эффектов (добавление видео и анимации) вы получаете возможность представить зрителям ясную и эффектную картину, которую настолько же легко создать, насколько интересно смотреть.
С помощью PowerPoint можно не только добавлять, но и редактировать мультимедийный контент, применяя разнообразные художественные и видео эффекты. Так же приложение позволяет использовать динамические объемные эффекты смены слайдов и реалистичные эффекты анимации.
Microsoft Outlook (Аутлук) - персональный органайзер, в состав которого входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты и адресная книга. Это приложение позволяет управлять сразу несколькими учетными записями электронной почты в одном месте, что гораздо удобнее, чем проверять сообщения в нескольких почтовых ящиках по отдельности. Так же в вашем распоряжении единое средство управления всеми календарями, ведь в Outlook можно создавать их любое количество для каждой категории мероприятий, чтобы не путаться в одном большом и забитом событиями расписании.
Outlook 2010 позволяет подключаться к любимым социальным сетям и централизованно отслеживать различные события происходящие там. Кроме этого вы можете перенести все ваши контакты из служб Hotmail или Gmail, а все обновления контактных данных ваших знакомых, с которыми вы находитесь в одной социальной сети, например Facebook, также автоматически отражаются в контактах Outlook.
Microsoft Publisher (Паблишер) - приложение для создания, настройки и распространения всевозможных публикаций и маркетинговых материалов профессионального качества. Даже не имея опыта в сфере графического дизайна, с помощью различных шаблонов, вы сможете создавать брошюры, информационные бюллетени, визитки, открытки, материалы для рассылки по электронной почте и прочие публикации.
В распоряжении пользователей профессиональные средства редактирования изображений, современные технологии выравнивания объектов, возможность создания динамических публикаций, продвинутые типографические возможности оформления текста и удобное средство предварительного просмотра созданного материала и его рассылки. Так же не забыта возможность совместного использования и распространения публикаций.
Microsoft Access (Аксесс) - приложения для создания и управления базами данных. Это эффективное средство управления персональными данными в большей мере нацелено на корпоративный сектор, малые предприятия и некоммерческие организации, хотя и рядовые пользователи могут найти ему применение, например для каталогизации домашних аудио-видео библиотек.
В Access 2010 добавлены новые способы доступа к базам данных и их совместного использования. Просмотр и редактирование баз можно осуществлять непосредственно через интернет, а пользователи, у которых нет этого приложения, могут открывать веб-формы и отчеты через браузер.
Microsoft InfoPath (Инфопас) - приложение для сбора данных и управления ими. Как правило, используется организациями для оптимизации собственных бизнес-процессов, рассчитано на опытных бизнес-пользователей или разработчиков, и вряд ли будет интересно домашним пользователям ПК.
Средство InfoPath позволяет создавать сложные электронные формы для быстрого и экономичного сбора информации в зависимости от типа решения, в котором нуждается та или иная организация и подключать их к бизнес-системам.
SharePoint Workspace (Шарпоинт Воркспэйс) - приложение, расширяющее возможности совместной работы над документами и их библиотеками в единой специальной среде SharePoint Workspace.
Данный инструмент в большей мере нацелен на бизнес-группы в средних организациях и крупных предприятиях, которым необходимо единое рабочее пространство с широкими возможностями общего доступа к данным, а так же их совместного редактирования и вряд-ли пригодится домашним пользователям.
Microsoft Lync (Линк) - приложение объединяющее привычные средства связи. Позиционируется, как решение для среднего бизнеса и крупных предприятий. Сочетает в себе возможности обмена мгновенными сообщениями, организации собраний и голосового общения. В клиенте имеется панель инструментов, на которой очень просто найти и вызвать часто используемые функции, такие как номеронабиратель, визуальная голосовая почта, а также списки контактов и активных бесед.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Рассмотрев все компоненты, входящие в состав современного пакета Microsoft Office 2010, пришло время подводить итоги.
Несомненно, что такой набор разносторонних решений сможет удовлетворить практически любого пользователя. Качественный уровень создаваемых электронных документов с помощью средств, входящих в этот офисный пакет, действительно очень высок и доступен даже для новичков. Именно поэтому некоторые форматы из Microsoft Office для большей части мирового документооборота приняты в качестве стандартов де-факто.
Наверное, многие знают (или догадываются), что этот офисный пакет является платным, а его стоимость и распространение напрямую зависят от его редакции. Из 6-и имеющихся возможных вариантов для домашних пользователей доступно только 4: «Начальная», «Для дома и учебы», «Для дома и офиса» и «Профессиональная». При этом следует учесть, что «Начальная» редакция, содержащая два самых популярных приложения - Word и Excel, распространяется бесплатно, и только с новыми компьютерами, у которых предустановлена операционная система Windows. Редакции «Стандартная» и «Профессиональная Плюс» распространяются только среди корпоративных клиентов.
Самым бюджетным вариантом для домашних пользователей будет пакет Office для дома и учебы. На сегодняшний день его стоимость составляет 2990 рублей. Входят в него четыре приложения: текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel, приложения для заметок OneNote и приложение для создания презентаций PowerPoint. Можно сказать, что такой джентельменский набор подойдет большинству пользователей, работающих с документами в домашних условиях. Так же учтите, что офисный набор приложений для дома и учебы не предназначен для использования в коммерческих целях (для извлечения прибыли) и некоммерческих организациях, а так же в правительственных учреждениях.
И все же отсутствие в этой редакции такого компонента, как Outlook - персонального органайзера и хорошего почтового клиента, для некоторых станет поводом обратить свое внимание на редакцию Office для дома и бизнеса. Правда, для этого набора компонентов, уже нет никаких ограничений на цели его использования (о чем говорит приставка бизнес), что сразу же отражается на стоимости продукта, которая возрастает более чем в два раза и на данный момент составляет 6990 рублей. Думаю, для многих, переплата в 4000 рублей за Outlook покажется неразумной и покупка для дома этой редакции остается прерогативой энтузиастов.
Office профессиональный содержит еще два дополнительных компонента - Publisher и Access, приложения для создания публикаций и работы с базами данных, соответственно. Но стоимость в 17990 рублей однозначно говорит о том, что этот продукт ориентирован на бизнес-использование.
Итак, если вам понравился продукт Microsoft Office, то наиболее оптимальным набором приложений для использования на домашнем ПК будет Office для дома и учебы. Ну а для всех тех, кто только начинает осваивать офисные приложения, в скором времени мы подготовим более подробные материалы по каждому из приложений, входящих в эту редакцию.
Приглашает к сотрудничеству на контрактной, почасовой основе Преподавателей/Тренеров по методологиям управления проектами.
Если Вы хорошо разбираетесь в методологиях — PMI PMBOK 6 и/или Agile (Scrum, Kanban или др.). Готовы делиться своими знаниями. Хотите «прокачать» навык публичных выступлений. Или Вас интересует гибкий график работы, то эта работа для Вас!
Что нужно делать:
- Обучать слушателей курсов в учебном центре / проводить тренинги у корпоративных Заказчиков по методологиям управления проектами по готовым программам (список и программу курсов можно посмотреть на сайте);
- Есть возможность попробовать себя в разработке авторских курсов по данному направлению (условия сотрудничества обсуждаются индивидуально с кандидатами);
- При необходимости и имеющейся у Вас возможности, выезжать в командировки — при условии нахождения корпоративного Заказчика не на территории г. Саратова (проезд, проживание оплачиваем мы).
Что нужно от Вас:
- Знание предмета на уровне, необходимом для обучения слушателей в объеме одного из курсов — «Управление проектами» и/или «Agile:Гибкие методы управления».
- Грамотная, четкая и структурированная речь.
- Практический опыт работы в качестве менеджера проектов от 2-х лет (ценен Ваш опыт реализации реальных проектов);
- Активность, умение заинтересовать, ответственность, умение находить подход к разным типам людей.
Условия:
- Гибкий график, который можно совместить с основной работой;
- Гибкая система оплаты за проведенные занятия;
- Условия оплаты обсуждаются индивидуально с каждым кандидатом и будут зависеть от Вашей квалификации и возможностей загрузки.
Ключевые навыки:
- Управление проектами
- Agile
- Project Management
Взаимодействие Outlook и Word является, пожалуй, наиболее характерным примером совместной работы. Выше уже упоминаюсь, что в качестве редактора сообщений пользователь может указать Microsoft Word.
Пример 18.1. Word в качестве редактора сообщений
{Б приложении Outlook}
> Сервис >Параметры Сообщение
Использовать Microsoft Word как редактор сообщений
Использовать Microsoft Word для чтения сообщений в формате RTF
В качестве примера использования Word рассмотрим создание сообщения, содержащего фигурный текст и диаграмму, демонстрирующую структуру данной книги.
Создание сообщения средствами Word
Создать сообщение посредством Word можно двумя способами:
- Запустить приложение Word, создать документ и выбрать команду > Файл > Отправить > Сообщение.
- Непосредственно в приложении Outlook, выбрав команду > действия > Новое сообщение с помощью > Microsoft Word (рис. 18.1).
Как видно из рисунка, суть сообщения не изменилась, остались поля для ввода адресатов и темы сообщения, автоматически добавились подпись и панель Рисование (Drawing), однако заметно обогатилась панель инструментов Форматирование (Formatting).
Рис. 18.1. Сообщение Outlook (редактор Microsoft Word)
Вставка фигурного текста
Итак, создадим сначала красивый заголовок для нашего сообщения, используя объект WordArt.
Пример 18.2. Вставка объекта WordArt
> Вставка > Рисунок > Объект WordArt
Выберите нужный стиль надписи ОК
Текст:= Структура книги Жирный ОК
{Панель Фоматирования} По центру
В результате наших действий появится красиво оформленный текст с желтой градиентной заливкой в центр (рис. 18.2).
Для изменения свойств данного объекта можно воспользоваться кнопками одноименной панели инструментов. В нашем случае давайте изменим цвет заливки с желтого на синий.
Рис. 18.2. Текст WordArt в сообщении
Рис. 18.3. Диалоговое окно Способы заливки
Пример 18.3. Изменение свойств объекта WordArt
{На панели инструментов WordArt}
Формат объекта WordArt Цвет и Линии
Цвет Способы заливки...
Градиентная
Один цвет Цвет1 Синий
Тип штриховки От центра
Варианты (Рис. 18.3)
Вставка диаграммы
Следующий рассматриваемый нами шаг - вставка диаграммы, кстати, являющейся одним из нововведений Word.
Пример 18.4. Вставка диаграммы
> Вставка >Организационная диаграмма...
Выберите тип диаграммы (рис. 18.4)
Рис. 18.4. Диалоговое окно Библиотека диаграмм
В тексте сообщения появится заглушка, отображающая выбранную диаграмму. Но она состоит из одного "корня" и всего трех "ветвей", в то время как данная книга имеет четыре части. Добавим еще одну ветвь и изменим стиль диаграммы.
Пример 18.5. Добавление ветви в диаграмму
{Выделите корень диаграммы}
{На панели Организационная диаграмма} Добавить фигуру
Автоформат
Выберите стиль диаграммы Рельефный градиент
Теперь осталось ввести текст диаграммы. Для этого щелкните один раз левой кнопкой мыши по одной из заглушек диаграммы и введите соответствующий текст. Окончательный вариант сообщения, отредактированного и отформатированного средствами Word, показан на рис. 18.5.
Рис. 18.5. Окончательный вариант сообщения
После того как сообщение создано, останется заполнить поля Кому (То) и Тема (Subject), после чего нажать кнопку Отправить (Send).
Замечание
Поскольку наше сообщение сохраняется и отправляется в формате HTML, некоторые элементы форматирования могут потеряться или видоизменяться. Не забывайте об этом, со здавая сообщения в Word! Иногда созданные сообщения лучше просто прикрепить в качестве вложения.
Еще раз напомним, что мы здесь рассматриваем лишь общий принцип совместной работы Outlook и других приложений Office. Помимо вставки объектов (которых гораздо больше, чем два) существуют еще формы, фрэймы, стили, таблицы, поля... Список можно продолжать до бесконечности. Мир приложений Microsoft Office широк и поистине многофункционален. Изучайте его паралельно с Outlook и другими существующими лриложениями. В конце концов, дорогу осилит идущий...
Рассылка документа по маршруту
Рассылкой документа по маршруту (Routing) называется отправка документа по электронной почте коллегам в определенной последовательности. Последовательность рассылки называется маршрутом документа.
Получив документ, адресат может внести свои изменения и замечания и отправить документ далее по маршруту. В конце маршрута, после того как документ посмотрят все адресаты, указанные в списке маршрутизации, можно потребовать возврат документа или указать пользователя, для которого он предназначен, например руководителя проекта.
Пример 18.6. Отправка документа по маршруту
> Файл > Открыть... {открыть требуемый документ}
> Файл > Отправить > По маршруту. . .
Нашатырев Антон Кому
Моховиков Олег Кому
Текст сообщения:= Уважаемые коллеги! Прочтите присоединенный документ и выскажите свои соображения и комментарии по поводу написанного. Заранее благодарю, Егор Усаров.
по очереди
Возврат по окончании
Отслеживать состояние
Отправить
Замечание
Во время выполнения данной программы могут появляться диалоговые окна безопасности Outlook, предупреждающие о стороннем вмешательстве и доступе к данным Outlook. В данном случае всегда соглашайтесь, чтобы разрешить доступ (ведь этот запрос исходит от ваших действий, и вы его ожидаете).
Назначенный маршрут можно присоединить к документу, чтобы отправить его не сразу, а сделать это позднее. Для этого на последнем шаге программы нужно нажать кнопку Добавить (Add Slip).
> Файл > Отправить > Следующий адресат...
Направить документ Нашатырев Антон
Чтобы отказаться от отправки документа по маршруту и вообще отсоединить маршрут, нужно нажать кнопку Очистить (Clear).
Вернемся к примеру. После того как будет нажата кнопка Отправить (Route), автоматически будет создано сообщение с текстом, указанным в поле Текст сообщения (Message Text), и с вложенным документом, который необходимо отправить (рис. 18.6). Допустим, что первый адресат (в нашем примере это Антон Нашатырев) настроен ответственно, т. е. он не оставит полученное сообщение без внимания или не удалит его, не прочитав, а отреагирует на него должным образом: прочтет не только сообщение о рассылке, но и сам вложенный документ, причем не только прочтет его, но и внесет в него свои пожелания и комментарии, а затем отправит его следующему корреспонденту. Попробуем проследить за тем, как это происходит.
Чтобы открыть сам пересылаемый документ, получателю достаточно сделать двойной щелчок мышью по значку вложенного документа в сообщении. Далее обычным образом получатель вносит свои изменения в документ. В конце работы он должен отправить документ далее по маршруту.
>Файл>Отправить > Следующий адресат...
Отправить документ "Олег Моховиков"
Рис. 18.6. Сообщение с рассылкой документа
Что произойдет после этого? Во-первых, сообщение будет отправлено следующему адресату в списке рассылки - Моховикову Олегу. Он сможет прочитать документ с уже внесенными изменениями и внести собственные. Во-вторых, исходный отправитель будет уведомлен о движении документа по списку рассылки, поскольку в диалоговом окне Маршрут (Routing Slip) был установлен флажок Отслеживать состояние (Track Status).
Если все будет в порядке, документ будет продвигаться по списку рассылки до тех пор, пока не будет исчерпан весь список рассылки данного документа. Последнему адресату в маршруте будет предложено вернуть измененный документ инициатору рассылки, и, таким образом, круг замкнется.
Для ускорения процесса можно отправить документ не поочередно, а всем сразу. В этом случае слияние изменений ложится на плечи отправителя.