Создание базы данных: приемы и существующие решения. Создание базы данных MySQL

В этой статье описана обычная процедура запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на компьютере, а не в Интернете. В ней рассказано о том, как создать классическую базу данных на основе шаблона или с нуля с собственными таблицами, формами, отчетами и другими объектами. Кроме того, в статье рассмотрены способы импорта существующих данных в новую базу данных.

В этой статье

Обзор

При первом запуске Access, а также при закрытии базы данных без завершения работы Access отображается представление Microsoft Office Backstage.

Представление Backstage является отправным пунктом для создания новых и открытия существующих баз данных, просмотра релевантных статей на сайте Office.com и т. д., то есть для выполнения любых операций с файлом базы данных или вне базы данных, но не в ней.

Создание базы данных

При открытии Access представление Backstage отображает новую вкладку. На вкладке " создать " можно создать новую базу данных несколькими способами.

Пустая база данных Если хотите, вы можете начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть особые требования к проектированию или есть существующие данные, которые нужно включить или внедрить.

Шаблон с сайта Office.com. В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много других шаблонов доступно на сайте Office.com. Для их использования даже не нужно открывать браузер, потому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать .

Добавление объектов в базу данных

При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.

Части приложения - это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных как один объект. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно одновременно добавить в базу данных таблицу и форму.

Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы - любые объекты базы данных, необходимые для работы.

В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон - это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.

Если вы не хотите использовать шаблон, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев для этого требуется одно или оба из следующих действий:

Таблица на вкладке Создание .

Создание пустой базы данных

Ввод данных в режиме таблицы - это очень похоже на работу с листом Excel. При вводе данных создается структура таблицы. При добавлении нового столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Access автоматически задает тип данных каждого поля в зависимости от введенных данных.

Закрыть Да Нет Отмена

Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке [диск установки]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049\Access\. Если он существует, Blank.accdb используется как шаблон для всех новых пустых баз данных, за исключением веб-баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров компонентов или заявлений об отказе от ответственности и политик компании. Следует помнить, что файл Blank.accdb не влияет на создание новых пустых веб-баз данных.

Важно:

Добавление таблицы

Таблицы на вкладке Создать .

В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.

Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор Свойства поля .

Свойства поля . Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.

Свойство	Описание
Размер поля
Формат поля
Маска ввода
Значение по умолчанию
Обязательное поле	Да

Копирование данных из другого источника в таблицу Access

Если ваши данные хранятся в другой программе, например Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите описательное имя поля для каждого столбца.

Еще раз сохраните таблицу.

Примечание: Конструктор

Импорт, добавление или связывание данных из другого источника

Таблицы Таблицы

Добавление части приложения

Части приложения можно использовать для расширения функциональности баз данных. Часть приложения может быть просто отдельной таблицей, а может включать несколько объектов, таких как таблицы и связанные формы.

Например, часть приложения "Примечания" состоит из таблицы с полем идентификатора, имеющим тип "Счетчик", поля даты и поля MEMO. Ее можно добавить в базу данных и использовать как есть или с минимальными изменениями.

Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.

Откройте вкладку Создание .

В группе Шаблоны нажмите кнопку Части приложения . Появится список доступных частей.

Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.

На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть .

В диалоговом окне Открытие файла базы данных

• Параметры Access

  Нажмите кнопку Открыть , чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять в ней чтение и запись.

  Открыть и выберите вариант Открыть для чтения

  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно

  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения

Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.

Чтобы открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, щелкните Последние на вкладке Файл и выберите имя файла базы данных. Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использовавшихся файлов не отображается, щелкните Параметры на вкладке Файл . В диалоговом окне Параметры Access нажмите кнопку Параметры клиента . В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке "Последние документы" (не больше 50).

Вы также можете отобразить последние базы данных на панели навигации в представлении Backstage, чтобы получить доступ к двум щелчкам: 1) , а затем - последнюю базу данных, которую вы хотите открыть. В нижней части вкладки последние установите флажок Быстрый доступ к списку последних баз данных и настройте количество отображаемых баз данных.

При открытии базы данных с помощью команды Открыть на вкладке Файл можно просмотреть список ярлыков недавно открывавшихся баз данных, нажав в диалоговом окне Открыть кнопку Последние .

Использование Access 2007

Страница "Приступая к работе с Microsoft Office Access"

При первом запуске Access или закрытии базы данных без выхода из Access отображается окно .

Это начальная страница, на которой можно создать новую базу данных, открыть существующую или ознакомиться с информацией с сайта Microsoft Office Online.

Создание базы данных с помощью шаблона

В Access предлагаются разнообразные шаблоны, с помощью которых можно быстро создать базу данных. Шаблон - это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование. Шаблоны баз данных можно использовать без изменений или настроить в соответствии с конкретными потребностями.

Если один из этих шаблонов вам подходит, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных. Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.

Скачивание шаблона с сайта Office Online

Если на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access нет нужного шаблона, то при наличия подключения к Интернету можно найти на сайте Office Online другие шаблоны.

На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Дополнительно на веб-узле Office Online щелкните пункт Шаблоны .

В окне браузера отобразится домашняя страница "Шаблоны" на сайте Office Online.

Используйте средства поиска и навигации Office Online для поиска нужного шаблона Access, а затем следуйте инструкциям по его скачиванию. При этом файл базы данных скачивается на компьютер, а затем открывается в новом экземпляре Access. В большинстве случаев шаблоны разрабатываются таким образом, чтобы сразу открывалась форма ввода данных и можно было немедленно приступить к их вводу.

Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компьютере с помощью шаблона .

Создание базы данных без использования шаблона

Если вы не хотите использовать шаблон, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев сюда обычно относится одно или оба из следующих действий:

Ввести, вставить или импортировать данные в таблицу, которая создается вместе с базой данных, и повторить эту процедуру для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание .

Импортировать данные из других источников, при этом создав таблицы.

Создание пустой базы данных

Ввод данных в режиме таблицы напоминает работу с листом Microsoft Office Excel 2007. Структура таблицы создается при вводе данных - при каждом добавлении нового столбца в таблицу определяется новое поле. Access автоматически определяет тип данных каждого поля на основе введенных данных.

Если на этом этапе вводить данные в таблицу "Таблица1" не нужно, нажмите кнопку Закрыть . Если вы внесли изменения в таблицу, будет предложено сохранить их. Нажмите кнопку Да , чтобы сохранить изменения, кнопку Нет , чтобы не сохранять их, или кнопку Отмена , чтобы оставить таблицу открытой.

Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу "Таблица1" без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в нее введены данные.

Добавление таблицы

Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать .

Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами ("Поле1", "Поле2" и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.

Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.

Создание таблицы на основе шаблона. В Access есть шаблоны для часто используемых типов таблиц. Одним щелчком мыши можно создать полную и готовую к использованию структуру таблицы. При необходимости вы можете добавлять или удалять поля.

Задание свойств полей в режиме конструктора. Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Это можно сделать только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор . Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля .

Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля . Дополнительную информацию можно получить, нажав клавишу F1.

В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.

Свойство	Описание
Размер поля	Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел ("Длинное целое", "Двойное с плавающей точкой" и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить.
Формат поля	Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный.
Маска ввода	Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку справа от поля свойства.
Значение по умолчанию	Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля "Дата/время", в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести "Date()" (без кавычек).
Обязательное поле	Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да , невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение.

Если ваши данные хранятся в другой программе, например Office Excel 2007, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных "Дата/время". Если же вставляемое поле содержит только слова "Да" и "Нет", для этого поля выбирается тип данных "Логический".

Access присваивает полям имена в зависимости от того, что он находит в первой строке вставленных данных. Если первая строка вставленных данных похожа на следующую строку, Access определяет, что первая строка является частью данных и присваивает полям универсальные имена (F1, F2 и т. д.). Если первая строка вставленных данных не похожа на приведенные ниже строки, Access определяет, что первая строка содержит имена полей. Access называет поля соответствующим образом и не содержит первую строку данных.

В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:

Примечание: Кроме того, для изменения имен полей можно переключиться в режим конструктора. Для этого в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор . Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.

Возможно, у вас есть данные, хранящиеся в другой программе, которые вы хотите импортировать в новую таблицу Access или добавить в существующую. Кроме того, если ваши коллеги хранят данные в других программах, может потребоваться создать связь с такими данными. В обоих случаях работа с данными из других источников не представляет сложности. Вы можете импортировать данные из листа Excel, таблицы в другой базе данных Access, списка SharePoint и других источников. Процесс импорта для разных источников немного различается, однако всегда начинается так, как описано ниже.

Если вы решили импортировать таблицу, Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в группе Таблицы в области навигации. Если выбрано добавление данных к существующей таблице, данные добавляются к ней. Если вы связываете данные, в группе Таблицы в области навигации создается связанная таблица.

Открытие существующей базы данных Access

Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Открыть .

В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.

Выполните одно из следующих действий.

• Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).

  Нажмите кнопку Открыть , чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять чтение и запись в базу данных.

  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения , чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.

  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно , чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение "Файл уже используется".

  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения , чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.

Если не удается найти базу данных, которую вы хотите открыть

Щелкните значок Мой компьютер в диалоговом окне Открытие файла базы данных или выберите Мой компьютер в раскрывающемся списке Папка .

В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, на котором может находиться база данных, и выберите команду Найти .

Введите условие поиска в диалоговом окне Результаты поиска и нажмите кнопку Поиск для поиска базы данных.

Если база данных найдена, дважды щелкните ее, чтобы открыть.

Чтобы база данных открылась, необходимо нажать кнопку Отмена в диалоговом окне Открытие файла базы данных . Затем закройте диалоговое окно Результаты поиска .

Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.

Для открытия одной из баз данных, которые открывались недавно, щелкните ее имя файла в списке Открыть последнюю базу данных на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access . Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использованных файлов не отображается, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем - кнопку Параметры Access . В диалоговом окне Параметры Access выберите пункт Дополнительно . В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке "Последние документы" (не больше девяти).

Если вы открываете базу данных, нажав кнопку Microsoft Office , а затем используя команду Открыть , вы можете просмотреть список ярлыков баз данных, которые вы открывали ранее, щелкнув Мои последние документы в окне Открыть . диалоговое окно.

Создание пустого пользовательского шаблона

При создании новой пустой базы данных Access открывает новую таблицу, в которой можно вводить данные, но при этом не создаются другие объекты в базе данных. Если вы хотите, чтобы другие объекты, такие как формы, отчеты, макросы или дополнительные таблицы, присутствуют во всех создаваемых базах данных, вы можете создать настраиваемый пустой шаблон, содержащий эти объекты. После того как в следующий раз создать новую базу данных, она уже будет содержать эти объекты в шаблоне. Помимо этих объектов шаблон может включать таблицы с данными, а также любые особые параметры конфигурации, свойства базы данных, ссылки или код, которые должны быть доступны во всех новых базах данных.

Например предположим, что у вас есть набор макросов, которые должны использоваться во всех проектах. Если создать пустой шаблон с этими макросами, они будут автоматически добавляться во все создаваемые в Access базы данных.

Пустые шаблоны можно создать в виде файлов следующих форматов: Office Access 2007, Access 2002–2003 или Access 2000. Шаблон должен называться Blank.accdb в случае использования файлов формата Office Access 2007 и Blank.mdb для форматов файлов предыдущих версий.

Если по умолчанию используется формат Access 2000 или Access 2002–2003, файл пустого шаблона получит имя Blank.mdb. Новая база данных будет создана в том же формате, что и файл Blank.mdb. Например, если по умолчанию используется формат Access 2000, а шаблон с именем Blank.mdb имеет формат файла Access 2002–2003, все новые базы данных будут создаваться в формате Access 2002–2003.

Если по умолчанию используется формат Access 2007, файл пустого шаблона получит имя Blank.accdb.

Изменение формата файлов, используемого по умолчанию

Нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Параметры Access .

В диалоговом окне Параметры Access выберите пункт Основные .

В группе Создание баз данных в раскрывающемся списке Формат файла по умолчанию выберите нужный формат.

Чтобы создать пустой шаблон, выполните одно из следующих действий:

Создайте пустую базу данных (назовите ее "Пустая" или дайте ей любое временное имя), а затем импортируйте или создайте объекты, которые должны быть в шаблоне.

Создайте копию существующей базы данных, в которой есть нужные для шаблона объекты, а затем удалите лишние объекты.

Когда нужные для шаблона объекты будут готовы, сохраните базу данных:

Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Сохранить как .

• Папка системного шаблона Например, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

  Папка шаблонов пользователей Например:

  • В Windows Vista C appdata\local\temp. Наме\аппдата\роаминг\микрософт\темплатес

    В Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP C:\Documents and Settings Наме\аппликатион Data\Microsoft\Templates

    Примечание: Пустой шаблон в системной папке переопределяет пустые шаблоны в любых пользовательских папках.

В поле Имя файла введите Blank.accdb (или Blank.mdb , если создается шаблон одной из предыдущих версий), а затем нажмите кнопку Сохранить .

Теперь, когда вы создаете новый шаблон, при создании пустой базы данных объекты в шаблоне будут включены в новую базу данных, созданную по умолчанию. Access откроет новую таблицу в режиме таблицы, как это происходит при создании новых пустых баз данных без использования шаблона.

Чтобы прекратить использование пустого шаблона, удалите или переименуйте файл Blank.accdb (или файл Blank.mdb, если используется одна из предыдущих версий программы Access).

Есть разные по сложности базы данных, мы создадим самую простую. Создавать базу данных мы будем в Access, это программа не требует много времени в освоении. Мы будем создавать простую базу данных “Библиотека фильмов”, на этой основе можно создавать и другие базы данных. И так, для начала установите на свой компьютер офисное приложение, и начнем работать. Запускаем программу и нажимаем на панели инструментов “создать” новая база данных.

Открывается окно и нам, предлагают создать нашу базу данных. Далее вы должны определиться, как вы назовете базу и в какой папке будите создавать, когда определились, нажимаем на кнопку “создать”.

Теперь мы будем создавать таблицу. Нужно выбрать объект “таблицы” создание таблицы в режиме конструктора и щелкнуть левой кнопкой мыши.

Перед нами появилась таблица, которую мы должны заполнить.

Я предлагаю заполнить поля таким образом:

Вы можете заполнять как вам угодно. Тип данных должен соответствовать тому, что вы хотите заполнять. Например, если год то это естественно будет числовой тип данных, если хотите прикрепить объект (рисунок) то это OLE. Далее нажимаем на “файл” “сохранить как” задаем имя и сохраняем таблицу.

Ключевые поля задавать не надо, нам они для этой базы данных не нужны. Теперь, когда таблица создана, переходим к созданию формы. Для этого выбираем “формы” “создать”. В качестве источника выбираем нашу таблицу.

Перед нами появилась область данных, где мы и будем конструировать свою форму. Если вы хотите растянуть область, то поднесите курсор к краю появиться крестик, и вы можете растянуть область.

Как мы видим, данные располагаются не аккуратно, что бы их расположить, как вы хотите, нужно нажать левой кнопкой мыши на объект и наверху переместить за черный квадратик.

Располагать объекты можно как угодно, а также растягивать и перемещать по отдельности. Далее нам нужно придать нашей форме красочный вид. Сначала мы зальем фон, для этого правой кнопкой мыши открываем меню, наводим курсор на цвет заливки и выбираем цвет. Теперь можно изменить цвет текста, для этого выделяем объект и на панели инструментов нажимаем кнопку, которая изменит цвет текста. Цвет текста можно менять сразу или по отдельности для каждого объекта.

Выделение объектов для изменения цвета текста происходит при нажатой левой кнопки мыши и растягиванием области. Вы можете поменять размер текста, нужно выделить объекты и изменить размер или шрифт.

Можно изменить цвет линий, для этого выделите объект на панели инструментов нажмите на кнопку изменяющую цвет линий.

Сейчас мы добавим в форму элемент флажок, и когда будем заполнять, базу данных будем ставить флажок если фильм в наличии, а если нет в наличии, то флажок оставлять пустым. Для добавления флажка в панели инструментов выбираем флажок и вставляем его в область данных.

Добавим дополнительные кнопки в форме, первыми двумя кнопками будут переход по записи. Для этого в панели инструментов нажимаем на кнопку и щелкаем на область данных.

Появляется окно, где нам нужно выбрать кнопку и действие, выбираем, предыдущая запись и нажимаем готово. Если вы хотите изменить в кнопки рисунок или еще чего-либо тогда “далее”. Кнопки можно свободно перемещать по области данных и располагать на свое усмотрение.

Вторую кнопку делаем также, только меняем действия. Менять “следующая запись”. Добавим поиск в базе данных. Нажимаем опять на кнопку и щелкаем по области. В результате у нас должны получиться три кнопки, если вы хотите, можете добавить еще.

Наша форма готова для заполнения, но для начала давайте ее сохраним. Наводим курсор на панель инструментов “Файл” “Сохранить как” даем название нашей форме и сохраняем ее. Теперь можно приступать к заполнению базы данных. Переключаемся в режим формы и заполняем данными.

В результате у нас получиться вот такая база данных.

Для того что бы вставить объект в поле OLE нужно в панели инструментов, в режиме формы, нажать добавить объект, можно добавлять рисунки, клипы и многое другое. Для перехода по записям используете кнопки, которые создали или кнопки, которые расположены в низу формы. В следующих моих статьях мы разберем очень сложные базы данных с запросами, макросами, отчетами. Не забывайте что базы данных это удобная вещь, которая всегда может пригодиться в вашей жизни. Существует множество программ для создания базы данных, они могут пригодиться для тех, кто хочет создать свой интернет магазин, и для других целей. Если вы овладели опытом в создании базы данных, вы сможете прилично на этом заработать.

Аннотация: Определяется процесс создания базы данных. Описываются операторы создания, изменения базы данных. Рассматривается возможность указания имени файла или нескольких файлов для хранения данных, размеров и местоположения файлов. Анализируются операторы создания, изменения, удаления пользовательских таблиц. Приводится описание параметров для объявления столбцов таблицы. Дается понятие и характеристика индексов. Рассматриваются операторы создания и изменения индексов. Определяется роль индексов в повышении эффективности выполнения операторов SQL.

База данных

Создание базы данных

В различных СУБД процедура создания баз данных обычно закрепляется только за администратором баз данных . В однопользовательских системах принимаемая по умолчанию база данных может быть сформирована непосредственно в процессе установки и настройки самой СУБД. Стандарт SQL не определяет, как должны создаваться базы данных , поэтому в каждом из диалектов языка SQL обычно используется свой подход. В соответствии со стандартом SQL, таблицы и другие объекты базы данных существуют в некоторой среде. Помимо всего прочего, каждая среда состоит из одного или более каталогов , а каждый каталог – из набора схем . Схема представляет собой поименованную коллекцию объектов базы данных , некоторым образом связанных друг с другом (все объекты в базе данных должны быть описаны в той или иной схеме ). Объектами схемы могут быть таблицы , представления, домены, утверждения, сопоставления, толкования и наборы символов. Все они имеют одного и того же владельца и множество общих значений, принимаемых по умолчанию.

Стандарт SQL оставляет за разработчиками СУБД право выбора конкретного механизма создания и уничтожения каталогов , однако механизм создания и удаления схем регламентируется посредством операторов CREATE SCHEMA и DROP SCHEMA . В стандарте также указано, что в рамках оператора создания схемы должна существовать возможность определения диапазона привилегий, доступных пользователям создаваемой схемы . Однако конкретные способы определения подобных привилегий в разных СУБД различаются.

В настоящее время операторы CREATE SCHEMA и DROP SCHEMA реализованы в очень немногих СУБД. В других реализациях, например, в СУБД MS SQL Server, используется оператор CREATE DATABASE .

Создание базы данных в среде MS SQL Server

Процесс создания базы данных в системе SQL-сервера состоит из двух этапов: сначала организуется сама база данных , а затем принадлежащий ей журнал транзакций . Информация размещается в соответствующих файлах, имеющих расширения *.mdf (для базы данных ) и *.ldf . (для журнала транзакций ). В файле базы данных записываются сведения об основных объектах (таблицах , индексах , представлениях и т.д.), а в файле журнала транзакций – о процессе работы с транзакциями (контроль целостности данных, состояния базы данных до и после выполнения транзакций).

Создание базы данных в системе SQL-сервер осуществляется командой CREATE DATABASE . Следует отметить, что процедура создания базы данных в SQL-сервере требует наличия прав администратора сервера.

<определение_базы_данных> ::= CREATE DATABASE имя_базы_данных [ <определение_файла> [,...n] ] [,<определение_группы> [,...n] ] ] [ LOG ON {<определение_файла>[,...n] } ] [ FOR LOAD | FOR ATTACH ]

Рассмотрим основные параметры представленного оператора.

При выборе имени базы данных следует руководствоваться общими правилами именования объектов. Если имя базы данных содержит пробелы или любые другие недопустимые символы, оно заключается в ограничители (двойные кавычки или квадратные скобки). Имя базы данных должно быть уникальным в пределах сервера и не может превышать 128 символов.

При создании и изменении базы данных можно указать имя файла, который будет для нее создан, изменить имя, путь и исходный размер этого файла. Если в процессе использования базы данных планируется ее размещение на нескольких дисках, то можно создать так называемые вторичные файлы базы данных с расширением *.ndf . В этом случае основная информация о базе данных располагается в первичном (PRIMARY ) файле, а при нехватке для него свободного места добавляемая информация будет размещаться во вторичном файле . Подход, используемый в SQL-сервере, позволяет распределять содержимое базы данных по нескольким дисковым томам.

Параметр ON определяет список файлов на диске для размещения информации, хранящейся в базе данных .

Параметр PRIMARY определяет первичный файл . Если он опущен, то первичным является первый файл в списке.

Параметр LOG ON определяет список файлов на диске для размещения журнала транзакций . Имя файла для журнала транзакций генерируется на основе имени базы данных , и в конце к нему добавляются символы _log .

При создании базы данных можно определить набор файлов, из которых она будет состоять. Файл определяется с помощью следующей конструкции:

<определение_файла>::= ([ NAME=логическое_имя_файла,] FILENAME="физическое_имя_файла" [,SIZE=размер_файла ] [,MAXSIZE={max_размер_файла |UNLIMITED } ] [, FILEGROWTH=величина_прироста ])[,...n]

Здесь логическое имя файла – это имя файла, под которым он будет опознаваться при выполнении различных SQL-команд.

Физическое имя файла предназначено для указания полного пути и названия соответствующего физического файла, который будет создан на жестком диске. Это имя останется за файлом на уровне операционной системы.

Параметр SIZE определяет первоначальный размер файла; минимальный размер параметра – 512 Кб, если он не указан, по умолчанию принимается 1 Мб.

Параметр MAXSIZE определяет максимальный размер файла базы данных . При значении параметра UNLIMITED максимальный размер базы данных ограничивается свободным местом на диске.

При создании базы данных можно разрешить или запретить автоматический рост ее размера (это определяется параметром FILEGROWTH ) и указать приращение с помощью абсолютной величины в Мб или процентным соотношением. Значение может быть указано в килобайтах, мегабайтах, гигабайтах, терабайтах или процентах (%). Если указано число без суффикса МБ, КБ или %, то по умолчанию используется значение MБ. Если размер шага роста указан в процентах (%), размер увеличивается на заданную часть в процентах от размера файла. Указанный размер округляется до ближайших 64 КБ.

Дополнительные файлы могут быть включены в группу:

<определение_группы>::=FILEGROUP имя_группы_файлов <определение_файла>[,...n]

Пример 3.1 . Создать базу данных , причем для данных определить три файла на диске C, для журнала транзакций – два файла на диске C.

CREATE DATABASE Archive ON PRIMARY (NAME=Arch1, FILENAME=’c:\user\data\archdat1.mdf’, SIZE=100MB, MAXSIZE=200, FILEGROWTH=20), (NAME=Arch2, FILENAME=’c:\user\data\archdat2.mdf’, SIZE=100MB, MAXSIZE=200, FILEGROWTH=20), (NAME=Arch3, FILENAME=’c:\user\data\archdat3.mdf’, SIZE=100MB, MAXSIZE=200, FILEGROWTH=20) LOG ON (NAME=Archlog1, FILENAME=’c:\user\data\archlog1.ldf’, SIZE=100MB, MAXSIZE=200, FILEGROWTH=20), (NAME=Archlog2, FILENAME=’c:\user\data\archlog2.ldf’, SIZE=100MB, MAXSIZE=200, FILEGROWTH=20) Пример 3.1. Создание базы данных.

Создание новой нормализованной реляционной базы данных Access осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Процесс проектирования реляционной базы данных был рассмотрен в предыдущей главе. Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Взаимосвязи между двумя таблицами реализуются через ключ связи, входящий в состав полей связываемых таблиц. Напомним, что в нормализованной реляционной базе данных таблицы находятся в отношениях типа «один-ко-многим» или «один-к-одному». Для одно-многозначных отношений в качестве ключа связи, как правило, используется уникальный ключ главной таблицы, в подчиненной таблице это может быть любое из полей, которое называется внешним ключом .

Создание реляционной базы данных начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

При создании базы данных важно задать параметры, в соответствии с которыми Access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть заданы ключевые поля таблиц, указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных.

Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т. е. заполнением таблиц конкретными данными. Особое значение имеет технология загрузки взаимосвязанных данных. Удобным инструментом загрузки данных во взаимосвязанные таблицы являются формы ввода/вывода, обеспечивающие интерактивный интерфейс для работы с данными базы. Формы позволяют создать экранный аналог документа источника, через который можно вводить данные во взаимосвязанные таблицы.

ВНИМАНИЕ!
Пользователь может начинать работу с базой при любом количестве созданных таблиц еще до создания полной базы, отображающей все объекты модели данных предметной области. База данных может создаваться поэтапно, и в любой момент ее можно дополнять новыми таблицами и вводить связи между таблицами в схему данных, существующие таблицы могут дополняться новыми полями.

Создание базы данных в MS Access 2010

На открывшейся после запуска Access странице отображено представление Microsoft Office Backstage - набор команд на вкладке Файл (File) - которое предназначено для выполнения команд, применяемых ко всей базе данных. При этом на вкладке Файл (File) выбрана команда Создать (New). Область этой команды содержит Доступные шаблоны (Available Templates), позволяющие создать базу данных с использованием многочисленных шаблонов, размещенных на вашем компьютере или доступных через Интернет.

Шаблон - это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Эти готовые базы данных позволяют быстро создать приложения, ориентированные на поддержку широкого спектра задач. Непрерывно появляются новые шаблоны приложений, которые можно загрузить с веб-узла Microsoft Office Online. Эти стандартные приложения можно использовать без какой-либо модификации и на-стройки либо, взяв их за основу, приспособить шаблон к вашим нуждам и создать новые поля и таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных.
Команда Открыть (Open) предназначена для открытия любой ранее созданной базы данных. Здесь же доступен список из 4 последних открываемых баз данных. Команда Последние (Recent) открывает более длинный список недавно открываемых баз данных. Щелчком на значке кнопки можно добавить базу данных в список последних, а щелчком на значке удалить из списка.

Команда Открыть (Open) предназначена для открытия любой ранее созданной базы данных. Здесь же доступен список из 4 последних открываемых баз данных. Команда Последние (Recent) открывает более длинный список недавно открываемых баз данных.

И у нас видео на эту тему:

Про создание файла базы данных Access читаем в следующей .

Многим из отечественных пользователей известно, какой в свое время переполох поднялся из-за видоизмененного интерфейса MS Office 2007, и чем только не поливали его разработчиков! «Гуру» сетовали на то, что новый офисный пакет стал «неудобным и странным», а потому уверенно предрекали ему скорую кончину и полное забвение пользователей.

Зря! Так как ничего подобного не произошло, напротив, вскорости выяснилось, что пользоваться новой версией «Офиса» стало намного проще и удобнее.

А потому (как и ожидалось) все изменения, предпосылки для которых были созданы еще в «Офисе 2007», не только успешно перекочевали в его новую ипостась, но и получили вполне логичное свое развитие. Именно поэтому версия 2010 года стала чрезвычайно популярной в среде профессиональных пользователей.

Изменения в новой версии Access

Весьма существенные изменения коснулись и знаменитого Посредством нового компонента Sparklines можно создавать и редактировать огромные массивы информации. А благодаря инструменту Slicer появилась возможность простой и быстрой навигации даже в огромных базах. А все благодаря качественно продуманным и настроенным системам фильтрации.

Что это такое

Чтобы правильно создавать базы, необходимо предварительно разобраться в их сути. называется строго организованная структура, предназначенная для хранения и упорядочивания информации. Она может содержать чрезвычайно разнообразные объекты, но логической их единицей является таблица.

Главное их отличие от аналогичных структур в табличном редакторе заключается в том, что они взаимосвязаны. Производя изменение любого элемента, вы автоматически инициируете замену всех взаимосвязанных с ним структур. Проще говоря, вам больше не нужно беспокоиться о ручном редактировании огромных информационных таблиц.

Какие операции можно выполнять при помощи MS Access?

Не следует полагать, что данное приложение является неким «логическим продолжением» Excel. Возможности рассматриваемой программы куда шире. В частности, любое MS Access предполагает тщательное продумывание информационной структуры конкретного документа, проверку целостности исходных данных, а также использование этих сведений для моделирования запросов, форм и отчетов.

Пример создания

Так как создать базу данных в Access можно и при помощи «Мастера», упрощающего работу для начинающих пользователей, сам процесс особенной сложностью не отличается. Но мы бы не рекомендовали идти этим путем, так как для продуктивной работы следует понимать все происходящие процессы.

Сперва запустите приложение. На мониторе появится диалог создания нового документа. В нем вам следует выбрать пункт «Новая база данных». В поле «Имя файла» вводится осмысленное её. Избегайте повторяющихся и ничего не значащих имен: в результате какой-либо ошибки или собственной невнимательности вы легко можете потерять важные сведения.

После этого нажимается кнопка «Создать». Сразу после этого на мониторе появится создания новой информационной таблицы, на основании которой вы и будете создавать свой проект.

Какой режим выбрать?

Таблицу можно монтировать в нескольких режимах, но мы бы посоветовали «Конструктор», так как в нем проще контролировать весь процесс и лучше представлять себе всю внутреннюю структуру документа.

Чтобы перейти к нему, воспользуйтесь переходом «Вид-Конструктор». После этого можно вводить требуемое имя конкретной таблицы. Так как их может потребоваться сразу несколько, рекомендуем опять-таки пользоваться какими-то осмысленными наименованиями.

Теперь, собственно, сам процесс. Как создать базу данных в Access? В первую очередь необходимо выбрать и заполнить имена полей, определить а также задать правильное ключевое поле. Только после этого можно начинать заполнение таблицы данными.

Для этого следует воспользоваться командой «Вид-режим таблицы». Обратите внимание! Если в поле «Код предмета» в вашем случае стоит значение «Счетчик», то заполнять конкретное поле не нужно. Когда вы закончите работу по внесению информации, ее можно закрывать. В случае если конкретная база данных нуждается во второй таблице, ее монтируют командой «Создание-Конструктор таблиц».

Примеры баз

Все вышесказанное было бы пустым звуком без предоставления вам сведений из «полевого опыта», в которых пригодились базы данных Access. Примеры в этой области можно обсуждать чуть ли не бесконечно, но мы остановимся на варианте, который может серьезно облегчить прохождение учебного процесса.

Кратко опишем создание документа по Что потребуется в него включить? Сюда должны входить следующие поля: код специальности, номер группы, предмет и преподаватели. Обратите внимание: поля «Предмет» и «Преподаватель» должны быть связаны с дополнительными таблицами, из которых программа будет черпать соответствующую информацию.

Как это делается?

Сперва выполняете все действия, согласно вышеизложенной инструкции. Переходите в «Конструктор», начинаете заполнять поля. В строке с кодом специальности тип данных должен быть отмечен как «Счетчик, ключевое поле».

В «Группе» и аналогичных строках обозначаете как «Текст». А вот в полях «Предмет» и «Преподаватель» следует выбирать «Мастер подстановок». Не беспокойтесь: сразу после выбора этого значения, программа покажет вам диалоговое окно. Следуя его инструкциям, вы сможете создать связь с другими таблицами. Как вы понимаете, их следует создавать заранее.

Как только вы нажмете на кнопку «Готово», перед вами появится предупреждение о том, что для создания связи необходимо сохранить таблицу. Подтверждаете выполнение этого действия.

Создание связей между таблицами

Мы уже говорили о том, что работа с базой данных Access предполагает наличие связей сразу между несколькими электронными таблицами. Так как их создавать?

Для этого откройте нужный вам документ, после чего пройдите по пути «Работа с базами данных - Схема данных». Чтобы определить и задать характер связи, необходимо выполнить двойной щелчок левой клавишей мыши в диалоговом окне «Изменение связей». После этого следует нажать на кнопку «ОК». В результате вы зададите стандартный параметр «Один ко многим».

Вот мы и рассмотрели вопрос о том, как создать базу данных в Access. Надеемся, информация будет вам полезной.